บันทึกความผูกพัน (2) - การพาปิ่นโตเข้าองค์กร (ประสบการณ์การประสานงานกับคนภายในองค์กร)

17 เมษายน 2560
อากาศ,ความรู้ในการดูแลสุขภาพ,สุขภาพจิต,ความมั่นคงทางอาหาร,ที่อยู่อาศัย,การพัฒนาชุมชน,การอนุรักษ์วัฒนธรรมท้องถิ่น
ครอบครัว,ชุมชน
สวัสดีค่ะ ทีม 'ผูกพันปิ่นโต' กลับมาอัพเดทเรื่องราวให้ทุกท่านได้อ่านกันอีกครั้งแล้วจ้า
ตอนนี้จะเล่าถึงเรื่องการประสานงานของทีมเราและองค์กรเป้าหมายที่เราจะเข้าไปทำโครงการผูกพันปิ่นโตด้วยค่ะ

คิดว่ามี Key Learning เกี่ยวกับการประสานงานกับคนภายในองค์กรที่เป็นกลุ่มเป้าหมาย และ Insight ที่น่าสนใจอยากจะแชร์ค่ะ :)

คือว่าทีมของเราจะเข้าไปทำกิจกรรมผูกพันปิ่นโตกับพนักงานในองค์กรใหญ่ เพื่อเป็นตัวช่วยในการพัฒนาความสัมพันธ์ในหมู่เพื่อนร่วมงานในแผนกเดียวกันหรือทำงานอยู่ชั้นเดียวกันค่ะ ซึ่งการที่จะเข้าไปทำกิจกรรมกับองค์กรใหญ่ๆนั้น ทีมของเราก็ได้มีการเข้าหาองค์กรหลายแห่งในรูปแบบเดียวกันคือ การหา 'ตัวแทน' หรือบุคคลที่เรารู้จักอยู่แล้วแล้วนำเสนอโครงการให้บุคคลนั้นทราบ หากเขาสนใจก็จะมีการอธิบายรายละเอียดและวางแผนร่วมกันเป็นลำดับต่อไป

จากประสบการณ์ของทีมเรา เราพบว่าวัฒนธรรมองค์แต่ละแห่งนั้นแตกต่างกัน
จะมีองค์กรบางแห่งที่เราเสนอโครงการแล้วพวกเขาไม่สนใจ หรือเกรงว่าจะเป็นโครงการที่ต้องการผลประโยชน์แอบแฝงจากเขา ซึ่งองค์กรเหล่านี้มักจะขอให้เราทำเอกสารทางการเข้าไปนำเสนอถึงฝ่ายบุคคล และเข้าไปถึงระดับผู้บริหารเพื่อได้รับการอนุมัติอย่างเป็นทางการ เมื่อเราได้กลับมาประชุมกันก็มีความเห็นตรงกันว่า โครงการของเราไม่ได้อยากจะทำให้คนในองค์กรรู้สึกว่าเป็น 'งาน' ใหม่ที่เข้าต้องทำกับเรา จริงๆอยากให้เป็นกิจกรรมที่ทำให้ทุกคนรู้สึกสนุกกับเพื่อนร่วมงาน และ enjoy กับการทำกิจกรรม การมาทำงานมากกว่า ดังนั้นเราจึงมองหาคนที่เขา 'สนใจ' อยู่แล้ว และอยากจะทำให้บรรยากาศการทำงานของที่ทำงานเข้ามีชีวิตชีวาขึ้น

และแล้วเราก็ได้เจอกับองค์กรที่มีความสนใจในการทำกิจกรรมของเรา ซึ่งเป็นไปตามแผนที่เราคิดไว้คือ เราได้ประสานงานกับตัวแทนคนหนึ่งเพื่อเป็นการ 'เปิดทาง' ให้เราเข้าไปแนะนำตัวเองกับทีม/บริษัทของเขา แล้วเริ่มต้นทดลองทำกิจกรรมร่วมกัน เพราะเราอยากให้ทุกคนที่จะเข้าร่วมในโครงการมีส่วนร่วมในการสร้างสรรค์กิจกรรมขึ้นมาให้เหมาะสมกับตัวเขา และไม่ทำให้กิจกรรมเป็นภาระนอกเหนือจากงานที่พวกเขาทำ เช่น หากเขาไม่มีเวลาทำกับข้าวแลกกัน เราอาจจะให้พวกเขาซื้อเป็นขนมเพื่อสุขภาพก็ได้ หรือการปรับเปลี่ยนเวลา จากการแลกเปลี่ยนปิ่นโตทุกวันจันทร์ เป็นแลกกันอาทิตย์เว้นอาทิตย์ เป็นต้น

แต่สุดท้ายแล้วเราก็ยังไม่อาจะเข้าไปทำกิจกรรมด้วยตนเองได้ในช่วงแรกของกิจกรรม เนื่องจากเป็นเรื่องของ 'ความคุ้นเคย'
พี่ตัวแทนที่ประสานงานกับเรานั้น ได้ให้คำแนะนำว่า...
ส่วนใหญ่แล้วการทำกิจกรรมในองค์กรร่วมกัน หากเป็นกิจกรรมที่มาจากฝ่าย HR ทุกคนจะให้ความรู้สึกว่าเป็นอะไรที่ค่อนข้างจริงจัง และอาจะไม่ได้ให้ความร่วมมือเต็มที่ หากมีการนำเสนอโครงการอย่างเป็นทางการ
สำหรับการแลกเปลี่ยนปิ่นโตที่มีลักษณะคล้ายการเล่นเกมส์ระหว่างคนในแผนกหรือชั้นเดียวกันอยู่แล้วนั้น เขารู้สึกว่ามันควรจะเป็นหัวข้อที่คนภายในจะช่วยเสนอไอเดียให้กับคนอื่น แล้ว build มันขึ้นมาเองก่อน สร้างความคุ้นเคยกับคนข้างในว่าเราจะมาทำกิจกรรมนี้กัน เพื่อเป็นการสร้างแรงจูงใจอีกด้วย แล้วหลังจากนั้นค่อยให้ทีมของพวกเราเข้าไปแนะนำตัวเอง และเข้าไปปรับแผนพร้อมทำกิจกรรมต่อ เพราะจะทำให้ทุกคนรู้สึกสบายใจและเปิดรับสิ่งใหม่ๆมากกว่า พวกเราจึกตกลงที่จะทำเช่นนั้น และเปลี่ยนแผนของการทำกิจกรรมในช่วงแรก ให้พี่ตัวแทนช่วยนำร่องให้เราไปก่อน ซัก 1-2 อาทิตย์เราจึงจะเข้าไป

สิ่งที่เขาต้องการ/ idea เพิ่มเติมนั้นคือ
1. เขาต้องการให้เราอธิบายทุกอย่างอย่างละเอียดให้เขาฟัง
2. Presentation แบบย่อที่จะช่วยให้เขาอธิบายกับคนอื่นได้
3. หรือ VDO สั้นๆที่แนะนำโครงการทั้งหมด ที่ทำให้ทุกคนอยากทำด้วย
4. ปิ่นโตที่มีการสลักชื่อคน (เพื่อเป็นการสร้างแรงจูงใจ > ได้ premium ในการร่วมกิจกรรม)

ซึ่งสิ่งนี้ทำให้เรารู้ว่า การจะเข้าทำกิจกรรมกับองค์กรนั้นไม่ใช่เรื่องยากแต่ก็ไม่ใช่เรื่องง่าย เราจะต้องเข้าหาคนที่สนับสนุนเราและเห็นด้วย อยากจะลองทำโครงการให้เห็นผลไปกับเรา แต่ละองค์กรมีวัฒนธรรมที่ต่างกัน อย่างไรก็ตามจะเห็นได้ชัดว่าแต่ละที่นั้นย่อมมีวิธีการป้องกันตนเองไม่ให้องค์กรหรือพนักงานนั้นเกิดภาระหรือปัญหา เพราะฉะนั้นการมองหากลุ่มเป้าหมายที่มองเห็นปัญหาในองค์กร และเปิดใจรับสิ่งใหม่ก็เป็นเรื่องที่ท้าทายอยู่บ้างค่ะ :)