Scaling Impact workshop #1 : Get ready for change
โดย คุณเกศทิพย์ หาญณรงค์ Regional Manager-Thailand บริษัท Human Dynamic
วันที่ 15 ตุลาคม 2558 18.00-20.00 น. ณ อาคารศูนย์เรียนรู้สุขภาวะ สสส.
8 ขั้นตอนเพื่อการเปลี่ยนแปลง โดย John P. Kotter (8 Accelerated steps to change, 2014)
- Create sense of urgency – ปลุกให้ตื่น : ทำให้คนในองค์กรตระหนักว่าตอนนี้มีปัญหาอะไร ทำไมต้องมีการเปลี่ยนแปลง มีเหตุผลหรือความจำเป็นเร่งด่วนอย่างไร ขั้นตอนการอธิบายให้พนักงานในองค์กรเข้าใจนี้สำคัญมาก มิฉะนั้นจะเกิดแรงต้านได้ง่าย
- Build guiding coalition – สร้างแกนนำพันธมิตร : ควรหาพนักงานแกนนำ (Change agents) โดยในองค์กรเล็ก อาจมีประมาณ 3-5 คน ส่วนในองค์กรใหญ่อาจมีประมาณ 20 – 50 คน ซึ่งคนกลุ่มนี้ ต้องเป็นพนักงานที่มีความสามารถ เชื่อมั่นในวิสัยทัศน์ขององค์กร และมีทักษะในการสื่อสาร มีอิทธิพลต่อผู้อื่น
- Form strategic vision and initiatives – สร้างวิสัยทัศน์เชิงกลยุทธ์ และริเริ่มสร้างสรรค์ : ควรวางเป้าหมายและทิศทางการดำเนินงานของบริษัทให้ชัดเจน ซึ่งการสร้างวิสัยทัศน์ (Vision) ทำได้โดยการนำเป้าหมายองค์กร ในระยะ 3 ปี/5 ปี/10 ปี มาปรับรวมกันให้เป็นวิสัยทัศน์ หรืออาจคิดได้จากการยกจุดแข็งขององค์กรขึ้นมา แล้วคิดเพื่อนำไปสู่การสร้างคุณค่านั้นร่วมกัน แล้วจากนั้นจึงนำวิสัยทัศน์มาขยายความเป็นพันธกิจ (mission) เพื่อให้คนในองค์กรรับรู้ร่วมกัน และปฏิบัติตามจนเกิดเป็นวัฒนกรรมองค์กร
- Enlist volunteer army – รับสมัครกองทัพอาสา : หากต้องการสร้างการเปลี่ยนแปลงที่ส่วนใด ก็ควรมีกองทัพอาสาแทรกอยู่ในพื้นที่นั้นๆ โดยคนกลุ่มนี้ต้องมีความเข้าใจในสิ่งที่กำลังทำ สามารถสื่อสารไปสู่คนอื่นๆ และนำผลตอบรับ (feedback) กลับมาบอกเราได้ ซึ่งองค์กรควรให้อำนาจบางส่วนในการตัดสินใจกับพวกเขา เพื่อแสดงให้เห็นว่ากองทัพอาสาสามารถเป็นปากเป็นเสียงให้คนอื่นๆ ได้จริง และเป็นการสร้างความน่าเชื่อถือให้กับคนกลุ่มนี้อีกด้วย
- Enable action by removing barriers – บรรลุเป้าหมายด้วยการทลายกำแพง : การจัดการการเปลี่ยนแปลงจะเกิดขึ้นได้ดี เราควรต้องปรับ 2 สิ่ง คือ 1) ความรู้สึก – หาข้อดีของการเปลี่ยนแปลงครั้งนี้ให้เจอ และปรับความรู้สึกที่เกิดขึ้น 2) ทักษะความสามารถ – พัฒนาและปรับเปลี่ยนการทำงานของตนให้เข้ากับการเปลี่ยนแปลง
- Generate short-term wins – สร้างชัยชนะเล็กๆ ระหว่างทาง : การเปลี่ยนแปลงที่ยิ่งใหญ่จนประสบความสำเร็จ อาจเกิดขึ้นได้ช้า และค่อยเป็นค่อยไป จึงอาจทำให้คนในองค์กรที่มองไม่เห็นภาพรวม รู้สึกท้อแท้กับการเปลี่ยนแปลงได้ ดังนั้นจึงควรตั้งเป้าหมายระยะสั้น เป็นชัยชนะเล็กๆ ระหว่างทาง เพื่อให้ทุกคนในองค์กรรู้สึกประสบความสำเร็จในแต่ละระยะของการเปลี่ยนแปลง
- Sustain acceleration – รักษาอัตราเร่ง : สามารถทำได้โดยการสร้างสมดุลระหว่างการจัดการการเปลี่ยนแปลง (Change management) เช่น ด้านการวางแผน การตั้งงบประมาณ การแก้ปัญหา และภาวะผู้นำในการเปลี่ยนแปลง (Change leadership) เช่น การให้ทิศทาง การเลือกคนให้เหมาะกับงาน การสร้างแรงบันดาลใจ การผลักดันในทีมพัฒนาตัวเองตลอดเวลา
- Institute change – สร้างการเปลี่ยนแปลงอย่างยั่งยืน : ทำให้การเปลี่ยนแปลงกลายเป็นวัฒนธรรมขององค์กรที่พนักงานมีความพร้อมสำหรับการปรับเปลี่ยน และพัฒนาไปสู่สิ่งที่ดีขึ้นอยู่เสมอ
รูปแบบการบริหารความเปลี่ยนแปลง (Change Management Styles) : การเปลี่ยนแปลงภายในองค์กรนั้น ควรรู้จักคนในองค์กร 4 ประเภท ดังนี้
- Victim : พนักงานที่รู้สึกว่าตัวเองตกเป็นเหยื่อ ต้องมาแบกรับทุกอย่างจากการเปลี่ยนแปลงครั้งนี้ รู้สึกแย่แต่ยังคงทำงานต่อไป
- Survivor : พนักงานที่มีความสามารถ ซึ่งองค์กรเลือกที่จะเก็บไว้ แต่กลับไม่มีความจงรักภักดีต่อองค์กร หากมีโอกาสที่ดีกว่า ก็พร้อมจะเดินออกไปได้ทุกเมื่อ
- Adapter : พนักงานที่พยายามปรับตัวเข้ากับการเปลี่ยนแปลง หากองค์กรอยากให้เขาทำอะไรพวกเขาก็จะทำตามนั้น แต่ไม่ได้ช่วยคิดหรือทำสิ่งใหม่ๆ ให้กับองค์กร
- Master : พนักงานที่มีความเข้าใจในความเปลี่ยนแปลง เป็นกลุ่มแกนนำที่พร้อมเสียสละ และทุ่มเทในการแก้ปัญหาต่างๆ เพื่อสิ่งที่ดีกว่าขององค์กร
ดังนั้นจะเห็นได้ว่ากลุ่มพนักงานในข้อ 1 และ 2 อาจเป็นกลุ่มตัวป่วนในองค์กรและสร้างอุปสรรคต่อการเปลี่ยนแปลงขององค์กรได้ ส่วนกลุ่มพนักงานในข้อ 3 และ 4 มีความเหมาะสมที่จะมาเป็นกลุ่มแกนนำพันธมิตร (Change Agents) เพื่อร่วมสร้างการเปลี่ยนแปลง
การจัดการกับความเปลี่ยนแปลง (Mastering Change) : แม้เราจะตัดสินใจได้ไม่ถูกต้องทุกครั้ง หรือไม่ได้ประสบความสำเร็จในทุกขั้นตอนของการเปลี่ยนแปลง แต่เราสามารถควบคุมอารมณ์ตัวเองต่อการเปลี่ยนแปลงนั้นและพัฒนาความสามารถในการปรับตัวได้ดังนี้
- รู้เป้าหมายให้ชัดเจน
- ยืนหยัดกับหลักการ และหาคุณค่าในสิ่งที่ทำ
- บริหารงานโดยดึงเอาจุดแข็งมาใช้
- รักษาสมดุลของตัวเอง
- มีความหวังกับอนาคต และมองโลกในแง่บวก
การสื่อสารสำหรับจัดการการเปลี่ยนแปลง (Communicating Change)
การสื่อสารที่เกิดประสิทธิภาพสูงสุด และได้ผลมากที่สุด เพื่อสร้างแรงสนับสนุนในการเปลี่ยนแปลง คือผู้นำองค์กรหรือผู้บริหารเป็นผู้พูดด้วยตนเอง โดยต้องสื่อสารให้เป็น และโน้มน้าวใจคนให้ได้ ซึ่งอาจทำได้หลายวิธี เช่น การประชุมทีมทั้งหมด การประชุมทีมย่อย การทำ Focus group การทำจดหมายข่าว หรือระบบสื่อสารภายในอื่นๆ เพื่อเปิดรับความคิดเห็นจากพนักงานในองค์กร และหากสามารถสื่อสารกับผู้นำองค์กรหรือผู้บริหารได้โดยตรงจะดีมาก
เนื้อหาที่ควรสื่อสารระหว่างการเปลี่ยนแปลงในองค์กรควรอธิบายปัญหาและความท้าทายที่องค์กรกำลังเผชิญ แล้วจึงนำเสนอวิสัยทัศน์ที่เป็นทางออก โดยเล่าถึงผลกระทบ และประโยชน์ที่จะเกิดขึ้นกับทีมงานและองค์กร ซึ่งอาจทำได้ด้วยการเปรียบเทียบ ยกตัวอย่างให้เห็นภาพ และการใช้ภาษาในด้านบวก ซึ่งส่วนนี้สำคัญมาก เพราะเมื่อคนในองค์กรได้รับรู้ถึงประโยชน์ที่จะเกิดขึ้นกับพวกเขาโดยตรง จะทำให้เขายอมรับและพร้อมเผชิญกับการเปลี่ยนแปลงมากขึ้น
การจัดการกับผลตอบกลับในทางลบ (Handling Negative Responses)
1. เน้นความสัมพันธ์
2. รับฟังความรู้สึกของคนในองค์กรอย่างตั้งใจ (Active listening)
3. แสดงความเห็นอกเห็นใจ และความเข้าใจในความทุกข์กังวลของทีม
4. ชี้ให้เห็นถึงด้านดีของการเปลี่ยนแปลง (Change benefits)
5. สร้างช่องทางในการสื่อสารสองทาง (2-way communication) เพื่อหาทางออกร่วมกัน
“It’s not the strongest of the species that survives, nor the most intelligent that survives.
It’s the one that is most adaptable to change” – Charles Darwin –
ไม่ใช่เผ่าพันธุ์ที่แข็งแรงที่สุดหรือฉลาดที่สุดที่จะอยู่รอด แต่เป็นเผ่าพันธุ์ที่สามารถปรับตัวกับการเปลี่ยนแปลงได้ดีที่สุดต่างหาก
