เทคนิคทำงานให้บรรลุเป้าหมาย จัดการชีวิตให้ง่ายขึ้นด้วย Post-it

เคยมีความรู้สึกว่าชีวิตยุ่งสุดๆ จนอยากจะกด Shut Down ให้ชีวิตได้พักกันมั้ยคะ? ช่วงใกล้สอบ ช่วงใกล้ Deadline ช่วงใกล้ปิดงบโครงการ

อย่าพึ่งถอดใจกันนะคะ วันนี้เราแอบเจอไอเดียจัดระเบียบชีวิตด้วยกระดาษ Post it จาก Blog ต่างประเทศ ใครจะคิดว่าของใกล้ตัวอย่างกระดาษ Post it ไม่กี่แผ่นจะช่วยลดความอลหม่านในชีวิตเราได้อย่างไม่น่าเชื่อ เทคนิคมีดังนี้ค่ะ

1. Post it 6 แผ่น ปรับเป้าหมายให้ชัดขึ้น

การสะสางชีวิตว้าวุ่น งานล้นมือ เริ่มจากตั้งเป้าหมายก่อนว่าจะทำอะไรให้เสร็จบ้าง? จะตั้งเป้าหมายใหญ่เป็นรายปี แล้วค่อยย่อยเป็นรายเดือน และรายสัปดาห์ก็ได้ตามใจชอบ เชื่อว่าทุกคนเคยเห็นเทคนิคตั้งเป้าแบบ SMART Goal กันมาบ้างแล้ว

เป้าหมายที่ดีจะต้องมีองค์ประกอบ 5 อย่าง

Specific เฉพาะเจาะจง
Measurable วัดผลได้
Attainable มีความเป็นไปได้
Realistic สมเหตุสมผล ตั้งบนพื้นฐานความเป็นจริง
Timely กำหนดเวลาชัดเจน

ปกติเราเขียนเป้าหมายลงในสมุดและพับเก็บไว้ซึ่งมันเห็นภาพรวมไม่ชัด แถมยังดูไม่เซ็กซี่สักนิด คราวนี้ลองเปลี่ยนวิธีใหม่ ด้วยการ นำเป้าหมายที่จดไว้ในสมุดมารวมกันในกระดาษ A4 1 แผ่น แล้วแปะกระดาษนี้ข้างๆ โต๊ะทำงานจะได้เห็นเป้าหมายกันชัดๆ ไปเลย

ขั้นตอนการลงมือทำแผ่นกระดาษ Goal List

แบ่งกระดาษ A4 เป็น 3 ส่วน ส่วนบนสุด เขียนคำว่า Goal List for และเว้นพื้นที่สำหรับตาราง 1 ช่อง ช่องนี้ใช้ระบุระยะเวลาของเป้าหมาย
พื้นที่กระดาษอีก 2 ส่วนที่เหลือ ตีตาราง 6 ช่องเท่าๆกันไว้สำหรับแปะ Post It
หยิบกระดาษ Post it มา 7 แผ่น แผ่นแรกเขียนระยะเวลาของเป้าหมาย 1 สัปดาห์ 1 เดือนว่ากันไป แล้วแปะไว้ที่ช่องว่างบนสุด
กระดาษ Post It อีก 6 แผ่น เขียนเป้าหมายที่ต้องการทำให้สำเร็จในช่วงเวลานั้นๆ ลงไป แล้วเอาไปแปะบนพื้นที่ตาราง 6 ช่อง

แค่นี้เราจะได้แผ่น Goal List แล้ว ส่วนวิธีการใช้นั้นก็ง่ายๆ คือถ้าเป้าหมายไหนที่เราทำเสร็จแล้วก็ดึงออกเลยจะได้เห็นกันชัดๆ ว่าเหลืองานอะไรคั่งค้างอยู่บ้าง

2. Post it 10 แผ่น ใช้จัดลำดับความสำคัญและติดตามงาน

เวลามีงานหลายๆ งานเข้ามาพร้อมกัน เราอาจจะจัดลำดับงานไม่ถูก ไม่รู้ว่าจะเริ่มต้นทำงานไหนก่อนดี งานล้นมือไปหมด

การทำบอร์ด To Do, Doing, Done ช่วยให้รู้ว่า มีงานอะไรอยู่ในมือบ้าง งานไหนเร่ง และงานไหนรอได้ เราจะได้จัดสรรเวลาทำงานได้ถูก

ขั้นตอนการทำบอร์ด To Do, Doing, Done

ใช้กระดาษขนาดที่ต้องการ (ควรจะใหญ่หน่อย) แบ่งตารางเป็น 3 ช่อง ด้านบนของแต่ละช่องเขียนคำว่า To Do, Doing, Done
หลังจากนั้นหยิบ Post ขึ้นมา เขียนรายการสิ่งที่ต้องทำทั้งหมดแผ่นละ 1 รายการ สมมุติเดือนนี้มีสิ่งที่ต้องทำ 10 อย่างก็เขียนรายละเอียดสิ่งที่ต้องทำ 10 ใบ ด้านล่างของแต่ละใบอย่าลืมใส่ Deadline ไว้ด้วย
เขียนเสร็จเอา Post it มาแปะลงในช่อง To Do เรียงลำดับสิ่งที่ต้องทำก่อนอยู่ด้านบนสุด และสิ่งที่ต้องทำทีหลังอยู่ล่างสุด
เมื่อเริ่มลงมือทำงานบางอย่างให้เลื่อน Post it มาในช่อง Doing
ส่วนงานชิ้นไหนเสร็จเรียบร้อยแล้วให้เลื่อน Post it มาที่ช่อง Done

3. Post it 31 ใบ กับปฎิทินแจกแจงตารางงาน

เราชอบไอเดียปฎิทิน Post it มากๆ เพราะปกติปฎิทินตั้งโต๊ะช่องเล็ก เขียนรายการสิ่งที่ต้องทำแต่ละรายการต้องบีบอัดตัวอักษรให้เล็กจิ๋ว แต่ปฎิทิน Post it มีพื้นที่กว้างพอให้เราสามารถลงรายละเอียดรายการที่ต้องทำได้แบบรายวัน ทำให้รู้ว่าแต่ละวันต้องลงมือทำอะไรบ้าง เหมาะกับคนที่งานเยอะและขี้ลืม แถมเมื่อครบเดือนยังตามมาไล่ดูย้อนหลังได้อีกว่าในแต่ละวันเราทำงานตามแผนที่วางไว้สำเร็จกี่เปอร์เซนต์ งานประเภทไหนที่ทำไม่เสร็จ? และอะไรเป็นเหตุให้งานสะดุด?

วิธีทำปฎิทิน Post it

หยิบ Post it มา 30-31 ใบ แต่ละใบวาดกล่องสี่เหลี่ยมสำหรับ Checklist ด้านหลังเว้นที่ว่างไว้เขียนรายการสิ่งที่ต้องทำ
มุมขวาล่างของ Post it วาดวงกลมไว้สำหรับใส่เปอร์เซ็นต์ประเมินตัวเองว่าวันนี้ทำงานบรรลุเป้ากี่เปอร์เซนต์แล้ว
เมื่อเขียน Post it แต่ละใบเสร็จ นำ Post it ทั้งหมดมาแปะเรียงกันเป็นปฎิทิน

บางทีการลองหยิบจับของใกล้ตัวมาพลิกแพลง อาจจะทำให้เราได้วิธีแก้ปัญหาที่ไม่เคยคิดมาก่อนก็ได้นะคะ

เหมือนกับ Post It ที่ใครจะคิดว่ากระดาษแผ่นเล็กๆ ไม่กี่แผ่นจะช่วยจัดการชีวิตยุ่งๆ ให้เป็นระเบียบมากขึ้นได้ 🙂

ที่มาข้อมูล

Creative DIY Ideas for Your Calendar-calendar- Celebrations.com

Goal Organiser Poster-melyssagriffin.com

Managing your constraint – guidedinnovation.com

DIY bak to school paint chip calendar – sayyes.com