
เคยมีความรู้สึกว่าชีวิตยุ่งสุดๆ จนอยากจะกด Shut Down ให้ชีวิตได้พักกันมั้ยคะ? ช่วงใกล้สอบ ช่วงใกล้ Deadline ช่วงใกล้ปิดงบโครงการ
อย่าพึ่งถอดใจกันนะคะ วันนี้เราแอบเจอไอเดียจัดระเบียบชีวิตด้วยกระดาษ Post it จาก Blog ต่างประเทศ ใครจะคิดว่าของใกล้ตัวอย่างกระดาษ Post it ไม่กี่แผ่นจะช่วยลดความอลหม่านในชีวิตเราได้อย่างไม่น่าเชื่อ เทคนิคมีดังนี้ค่ะ
1. Post it 6 แผ่น ปรับเป้าหมายให้ชัดขึ้น
การสะสางชีวิตว้าวุ่น งานล้นมือ เริ่มจากตั้งเป้าหมายก่อนว่าจะทำอะไรให้เสร็จบ้าง? จะตั้งเป้าหมายใหญ่เป็นรายปี แล้วค่อยย่อยเป็นรายเดือน และรายสัปดาห์ก็ได้ตามใจชอบ เชื่อว่าทุกคนเคยเห็นเทคนิคตั้งเป้าแบบ SMART Goal กันมาบ้างแล้ว
เป้าหมายที่ดีจะต้องมีองค์ประกอบ 5 อย่าง
- Specific เฉพาะเจาะจง
- Measurable วัดผลได้
- Attainable มีความเป็นไปได้
- Realistic สมเหตุสมผล ตั้งบนพื้นฐานความเป็นจริง
- Timely กำหนดเวลาชัดเจน
ปกติเราเขียนเป้าหมายลงในสมุดและพับเก็บไว้ซึ่งมันเห็นภาพรวมไม่ชัด แถมยังดูไม่เซ็กซี่สักนิด คราวนี้ลองเปลี่ยนวิธีใหม่ ด้วยการ นำเป้าหมายที่จดไว้ในสมุดมารวมกันในกระดาษ A4 1 แผ่น แล้วแปะกระดาษนี้ข้างๆ โต๊ะทำงานจะได้เห็นเป้าหมายกันชัดๆ ไปเลย
ขั้นตอนการลงมือทำแผ่นกระดาษ Goal List
- แบ่งกระดาษ A4 เป็น 3 ส่วน ส่วนบนสุด เขียนคำว่า Goal List for และเว้นพื้นที่สำหรับตาราง 1 ช่อง ช่องนี้ใช้ระบุระยะเวลาของเป้าหมาย
- พื้นที่กระดาษอีก 2 ส่วนที่เหลือ ตีตาราง 6 ช่องเท่าๆกันไว้สำหรับแปะ Post It
- หยิบกระดาษ Post it มา 7 แผ่น แผ่นแรกเขียนระยะเวลาของเป้าหมาย 1 สัปดาห์ 1 เดือนว่ากันไป แล้วแปะไว้ที่ช่องว่างบนสุด
- กระดาษ Post It อีก 6 แผ่น เขียนเป้าหมายที่ต้องการทำให้สำเร็จในช่วงเวลานั้นๆ ลงไป แล้วเอาไปแปะบนพื้นที่ตาราง 6 ช่อง
แค่นี้เราจะได้แผ่น Goal List แล้ว ส่วนวิธีการใช้นั้นก็ง่ายๆ คือถ้าเป้าหมายไหนที่เราทำเสร็จแล้วก็ดึงออกเลยจะได้เห็นกันชัดๆ ว่าเหลืองานอะไรคั่งค้างอยู่บ้าง
2. Post it 10 แผ่น ใช้จัดลำดับความสำคัญและติดตามงาน
เวลามีงานหลายๆ งานเข้ามาพร้อมกัน เราอาจจะจัดลำดับงานไม่ถูก ไม่รู้ว่าจะเริ่มต้นทำงานไหนก่อนดี งานล้นมือไปหมด
การทำบอร์ด To Do, Doing, Done ช่วยให้รู้ว่า มีงานอะไรอยู่ในมือบ้าง งานไหนเร่ง และงานไหนรอได้ เราจะได้จัดสรรเวลาทำงานได้ถูก
ขั้นตอนการทำบอร์ด To Do, Doing, Done
- ใช้กระดาษขนาดที่ต้องการ (ควรจะใหญ่หน่อย) แบ่งตารางเป็น 3 ช่อง ด้านบนของแต่ละช่องเขียนคำว่า To Do, Doing, Done
- หลังจากนั้นหยิบ Post ขึ้นมา เขียนรายการสิ่งที่ต้องทำทั้งหมดแผ่นละ 1 รายการ สมมุติเดือนนี้มีสิ่งที่ต้องทำ 10 อย่างก็เขียนรายละเอียดสิ่งที่ต้องทำ 10 ใบ ด้านล่างของแต่ละใบอย่าลืมใส่ Deadline ไว้ด้วย
- เขียนเสร็จเอา Post it มาแปะลงในช่อง To Do เรียงลำดับสิ่งที่ต้องทำก่อนอยู่ด้านบนสุด และสิ่งที่ต้องทำทีหลังอยู่ล่างสุด
- เมื่อเริ่มลงมือทำงานบางอย่างให้เลื่อน Post it มาในช่อง Doing
- ส่วนงานชิ้นไหนเสร็จเรียบร้อยแล้วให้เลื่อน Post it มาที่ช่อง Done
3. Post it 31 ใบ กับปฎิทินแจกแจงตารางงาน
เราชอบไอเดียปฎิทิน Post it มากๆ เพราะปกติปฎิทินตั้งโต๊ะช่องเล็ก เขียนรายการสิ่งที่ต้องทำแต่ละรายการต้องบีบอัดตัวอักษรให้เล็กจิ๋ว แต่ปฎิทิน Post it มีพื้นที่กว้างพอให้เราสามารถลงรายละเอียดรายการที่ต้องทำได้แบบรายวัน ทำให้รู้ว่าแต่ละวันต้องลงมือทำอะไรบ้าง เหมาะกับคนที่งานเยอะและขี้ลืม แถมเมื่อครบเดือนยังตามมาไล่ดูย้อนหลังได้อีกว่าในแต่ละวันเราทำงานตามแผนที่วางไว้สำเร็จกี่เปอร์เซนต์ งานประเภทไหนที่ทำไม่เสร็จ? และอะไรเป็นเหตุให้งานสะดุด?
วิธีทำปฎิทิน Post it
- หยิบ Post it มา 30-31 ใบ แต่ละใบวาดกล่องสี่เหลี่ยมสำหรับ Checklist ด้านหลังเว้นที่ว่างไว้เขียนรายการสิ่งที่ต้องทำ
- มุมขวาล่างของ Post it วาดวงกลมไว้สำหรับใส่เปอร์เซ็นต์ประเมินตัวเองว่าวันนี้ทำงานบรรลุเป้ากี่เปอร์เซนต์แล้ว
- เมื่อเขียน Post it แต่ละใบเสร็จ นำ Post it ทั้งหมดมาแปะเรียงกันเป็นปฎิทิน
บางทีการลองหยิบจับของใกล้ตัวมาพลิกแพลง อาจจะทำให้เราได้วิธีแก้ปัญหาที่ไม่เคยคิดมาก่อนก็ได้นะคะ
เหมือนกับ Post It ที่ใครจะคิดว่ากระดาษแผ่นเล็กๆ ไม่กี่แผ่นจะช่วยจัดการชีวิตยุ่งๆ ให้เป็นระเบียบมากขึ้นได้ 🙂
ที่มาข้อมูล
Creative DIY Ideas for Your Calendar-calendar- Celebrations.com
Goal Organiser Poster-melyssagriffin.com
Managing your constraint – guidedinnovation.com
DIY bak to school paint chip calendar – sayyes.com
Download Goal List เวอร์ชั่น School of Changemakers
Download Goal List เวอร์ชั่น School of Changemakers ได้ตามด้านล่างนี้ได้เลยนะคะ พร้อม Quote ดีๆ ที่จะช่วยพาทุกคนไปสู่เป้าหมาย…
Fighting!!!!!