knowledge

เทคนิคจัดตารางเวลาด้วย Eisenhower’s Urgent/Important Principle

19 พฤษภาคม 2016


ช่วงนี้เพื่อนรอบตัวเรายุ่งกันหมด ทุกครั้งที่นัดทานข้าวกันมักมีคำว่า ‘ทำงานกันหูตูบ’ ร่วมวงด้วยเสมอ ศัพท์คำนี้อธิบายสภาวะงานท่วมหัวได้น่ารัก แต่เชื่อว่าถ้าเลือกได้คงไม่มีใครอยากมีงานชุกชุม หรือทำงานกันหูตูบแน่ๆ เพราะเราต้องรับมือกับงานที่มีมากกว่าเวลา ถ้าเราปล่อยให้เป็นแบบนี้นานๆ คงไม่ดีแน่ ถึงเวลาที่จะต้องจัดตารางการทำงานเสียใหม่ ก่อนที่ร่างกายและจิตใจจะพังเกินเยียวยา

ระหว่างกำลังนั่งปั่นงานหน้ามืด พี่ที่ทำงานก็ส่ง Eisenhower’s Urgent/Important Principle มาให้อ่านได้ถูกจังหวะพอดิบพอดี เครื่องมือตัวนี้เป็นเทคนิคการจัดการเวลาของ Dwight D. Eisenhower ประธานาธิบดีของสหรัฐอเมริกา (คศ.1953-1961) ซึ่งได้แรงบันดาลใจมากจากคำพูดของ Dr J. Roscoe Miller อธิการบดีมหาวิทยาลัย Northwestern University (คศ.1949-1970) ที่เคยพูดไว้ว่า

“ชีวิตของคนเราเผชิญปัญหาแค่ 2 แบบเท่านั้นแหละ ปัญหาที่สำคัญ กับ ปัญหาที่เร่งด่วน”

Dwight D. Eisenhower       Dr J. Roscoe Miller

การบริหารจัดการเวลาที่ดี (Time Management) ช่วยลดความเครียด และทำให้เรามีเวลาทำสิ่งที่อยากทำมากขึ้น และขณะเดียวกัน การบริหารจัดการเวลายังช่วยให้เรามุ่งไปสู่เป้าหมายที่วางเอาไว้ได้อีกด้วย ดังนั้น ก่อนที่เราจะลงมือจัดการเวลาที่มี เราต้องตั้งเป้าหมาย เสียก่อน ไม่ว่าจะเป็น เป้าหมายในการทำงาน เป้าหมายในชีวิต จากนั้น จึงจะวางแผนให้สอดคล้องกับเป้าหมาย เราสามารถเปลี่ยนแผนได้ในภายหลัง(แต่แผนจะเปลี่ยนได้ก็ต่อเมื่อ เรามีแผนให้เปลี่ยนนั่นแหละ…ถ้ายังไม่มีแผน ก็ไม่มีแผนให้เปลี่ยน จริงไหมคะ.. ^__^ )

ก่อนอื่นเรามาทำความเข้าใจคำศัพท์ 2 คำให้ตรงกันก่อนดีกว่า

  • งานที่สำคัญ (Important) คือกิจกรรมหรืองานต่างๆ ที่ช่วยให้เราบรรลุเป้าหมายที่ตั้งไว้ไม่ว่าจะเป็นเป้าหมายทางการงานหรือเป้าหมายทางชีวิต
  • งานที่เร่งด่วน (Urgent) มักเป็นกิจกรรมเข้ามากะทันหัน ไม่ค่อยเกี่ยวข้องกับเป้าหมายเรามากนัก แต่เกี่ยวพันกับเป้าหมายของคนอื่นมากกว่า ส่วนมากเป็นงานที่ต้องทำทันที

Eisenhower’s Urgent/Important Principle จะช่วยแยกแยะงานออกเป็นกองๆ เลยว่า กองไหนสำคัญต้องลงมือทำทันที กองไหนไม่สำคัญตัดทิ้งได้ ช่วยให้เราจัดลำดับความสำคัญได้ว่าอะไรควรทำก่อน-หลัง ซึ่งก่อนจะเอางานต่างๆในมือมาจัดลำดับความสำคัญเราต้อง รู้ว่าแต่ละงานที่ทำใช้เวลาเท่าไหร่? และ เรามีเวลาเท่าไหร่? เพื่อประเมินทรัพยากรที่เรามี และทรัพยากรที่เราใช้

  • แต่ละงานใช้เวลาเท่าไหร่ ข้อผิดพลาดคนส่วนใหญ่คือไม่ค่อยสังเกตว่าแต่ละงานเราใช้เวลาเท่าไหร่กัน ทำให้วางแผนเวลางานคลาดเคลื่อน และกลายเป็นงานกระจุกอยู่ตอนใกล้ส่ง การคำนวณเวลาใกล้เคียงความเป็นจริงจะช่วยให้ส่งงานได้ตรงตามเวลา เช่น การอ่านหนังสือ ให้เราลองจับเวลาว่าเวลา 1 ชั่วโมง อ่านหนังสือได้กี่หน้า? ครึ่งชั่วโมง รีดผ้าได้กี่ตัว? หรือ เขียนรายงาน 10 หน้า ใช้เวลาทำกี่ชั่วโมง? ลองบันทึกเวลาต่างๆ เหล่านี้ สัก 1 สัปดาห์ ถ้างานไหน เราใช้กะๆ เวลาเอา เราอาจจะ คูณ 1.5 หรือ คูณ 2 เข้าไป (ส่วนมากมักจะใช้เวลามากกว่าที่คิดเสมอๆ อันนี้แล้วแต่คน ต้องลองสังเกตตัวเองดู)

  • เรามีเวลาเท่าไหร่ นำเวลาของแต่ละ “งาน” ที่เราทำมาบวกกัน ทำให้รู้ว่าเราใช้เวลาไปเท่าไหร่ และ “เหลือ” เวลาอีกเท่าไหร่ อาจจะดูเหมือนง่าย แต่จริงๆ แล้ว บางอย่างที่เราไม่คิดว่าเป็นงาน ก็เป็นสิ่งที่เราใช้เวลาไปกับมันเช่นกัน ไม่ว่าจะเป็น การพักผ่อน เที่ยว กินข้าว เราสามารถจัดกลุ่มงานออกเป็น 4 ประเภท เพื่อให้ครอบคลุมสิ่งต่างๆ ที่เราทำ

  1. งานที่เป็นหน้าที่ เช่น ทำงาน เรียนหนังสือ
  2. งานที่เป็นกิจวัตรประจำวัน เช่น กิน นอน อาบน้ำ
  3. งานบ้าน เช่น ซักผ้า รีดผ้า ล้างจาน ถูบ้าน
  4. งานตามความสนใจ เช่น แชท อ่านหนังสือ ดูทีวี สังเกตว่าตัวเองใช้เวลาไปกับงานประเภทไหนมาที่สุด งานไหนทำให้แทบไม่มีเวลาเหลือเลย

ทีนี้ลองกางตารางงานทั้งหมดที่อยู่ในมือ แล้วดูว่างานอะไรที่กินเวลาชีวิตของเราที่สุดแล้วไล่ลำดับลงมา เราจะทำการแยกประเภทของงานกัน อารมณ์คล้ายๆ เวลาซักผ้า ก่อนจะซักก็ต้องแยกผ้าขาว-ผ้าสีแบบนั้นเลยค่ะ ซึ่งงานทั้งหมดที่อยู่ในมือ เราจะแยกเป็น 4 ประเภทด้วยกัน

1. สำคัญและเร่งด่วน >> DO

ตัวอย่างงานสำคัญและเร่งด่วน – วิกฤตที่เกิดขึ้นในที่ทำงาน /ประชุมโปรเจกต์/งาน’สำคัญแต่ไม่เร่งด่วน’ ที่ถูกเลื่อน จนกลายเป็น งานด่วน/ สารพัดงานต่างๆ ที่จะถึง deadline

งานประเภทนี้ต้องลงมือทำเป็นอันดับแรกเลย เพราะทั้งสำคัญ ทั้งรีบ ดังนั้นงานประเภทนี้จะก่อให้เกิดความเครียดกับเราอย่างมหาศาล วิธีการจัดการคือวางแผนตารางงานให้ดี และเผื่อเวลาฉุกเฉินไว้สำหรับงานประเภทนี้ด้วย เพราะหากเกิดข้อผิดพลาดจะได้เหลือเวลาแก้ และต้องสังเกตว่าถ้าเรามีงานสำคัญและเร่งด่วนเยอะเกินไป แสดงว่าการจัดตารางานของเรามีปัญหา

2. สำคัญแต่ไม่เร่งด่วน >> DECIDE

ตัวอย่างงานสำคัญแต่ไม่เร่งด่วน – การวางแผนกลยุทธ์ /งานที่ทำให้เราไปสู่เป้าหมาย /การสร้างความสัมพันธ์กับลูกค้า /การดูแลสุขภาพตัวเอง นัดหมอ

งานแบบนี้เป็นงานที่เราต้องโฟกัสและจัดสรรเวลาทำให้เสร็จ เพราะงานประเภทนี้จะช่วยให้เราถึงเป้าหมายที่ตั้งไว้ ถ้าเราสะสางงานสำคัญและไม่เร่งด่วนเสร็จ งานก็จะไม่กองพอกหางหมูจนกลายเป็นงานสำคัญและเร่งด่วน

3. ไม่สำคัญแต่เร่งด่วน >> DELEGATE

ตัวอย่างงานไม่สำคัญแต่เร่งด่วน – รับโทรศัพท์ อีเมล์ รายงานต่างๆ มิตติ้งบางอัน หรืองานที่เพื่อนร่วมงานฝากให้ช่วยทำ

งานจำพวกนี้ขัดขวางเราไม่ให้ถึงเป้าหมายเสียที ส่วนมากจะเป็นงานที่คนอื่นโยนมา หรือขอความช่วยเหลือ ใครที่เป็นมนุษย์ Say Yes ก็มักมีงานจำพวกนี้กองอยู่เป็นตับเลย ทางออกที่ดีคือ ควรลองหาคนทำแทน หรือเลื่อนเวลา และที่สำคัญคือ ต้องหัดปฎิเสธบ้าง หากบางงานที่ปฎิเสธไม่ได้จริงๆ ก็ให้จัดตารางวัน-เวลาไว้สำหรับคนกลุ่มนี้(ที่มักขอความช่วยเหลือ)โดยเฉพาะไปเลย จะได้ไม่ไปกวนเวลางานส่วนอื่น

4. ไม่สำคัญและไม่เร่งด่วน >> DELETE

ตัวอย่างงานไม่สำคัญและไม่เร่งด่วน – งานอะไรก็ตามที่เรารู้อยู่แก่ใจว่าไร้สาระ แต่ทำมันเพื่อที่จะผัดวันประกันพรุ่ง งาน ที่ 1-2 นั่นแหละ -_-”

ตัดงานจำพวกนี้ออกไปจากชีวิตให้มากที่สุด เราจะได้มีเวลาไปโฟกัสกับข้อ 2 (งานสำคัญแต่ไม่เร่งด่วน) ได้เต็มที่ ซึ่งถ้าตารางงานของใครที่มีงานประเภทนี้เยอะ ก็ควรรีบวางแผนโละงานประเภทนี้ออกจากตารางงานให้เร็วที่สุดก่อนที่ความพังจะมาเยือน! งานจำพวกนี้มักเป็นงานจำพวก ดูหนังกับเพื่อน เล่นอินเตอร์เนต ติดแชท

พอเราแบ่งงานในมือเป็นกองๆ ได้แล้วก็จะทำให้เห็นภาพกว้างเลยว่า งานทั้งหมด 100% ตอนนี้เรากำลังทำงานชนิดไหนเยอะที่สุด แล้วก็จะทำให้เราตัดสินใจที่จะทำอะไรก่อน และตัดสินใจที่จะไม่ทำอะไร

Using Time Effectively, Not Just Efficiently!

สุดท้าย..และท้ายสุด Rory Vaden นักเขียน ‘Take a stair’ หนังสือขายดี Wall St Journal, USA Today, New York Times ได้พูดบนเวที TED ในหัวข้อ How to Multiply Your Time ว่า

”You can’t manage time , time continues on whether we like it or not, 

so there is no such thing as time management.

Really there is only self-management”


ข้อมูลอ้างอิง :

เป้าหมายอื่นๆ (ระบุ):
บริหารเวลา
id old content:
437
0

ใส่ความเห็น

เข้าสู่ระบบ

Or fill the form below