Time Management for Change : ถอดบทเรียนจาก Afterschool ครั้งที่ 22

24 พฤศจิกายน 2560
All

All

Time Management for Change
สรุปเนื้อหาจากกิจกรรม After School #22 
จัดขึ้นเมื่อ 23 พฤศจิกายน 2560 เวลา 18.00-20.30 น.
วิทยากรและออกแบบเนื้อหาโดย คุณเกศทิพย์ หาญณรงค์

คิดว่าเราทุกคนต่างรู้ว่า เวลาเป็นสิ่งมีค่า ควรจะต้องบริหารจัดการให้ดี  เหมือนที่เราถูกสอนมาเสมอๆ ว่าต้องกินอาหารที่ดีมีประโยชน์ และออกกำลังกายเป็นประจำ แต่ไม่ได้ทำ -_-'  ทุกๆคนต่างมีภาระหน้าที่การเรียน หน้าที่การงานที่ต้องรับผิดชอบ ไหนจะทำโปรเจกต์ จะไปเป็นอาสาสมัคร อยากส่งโครงการเข้าประกวด อยากทำ startup ไหนจะต้องแบ่งเวลาให้ครอบครัว ให้แฟน ไปเที่ยวกับเพื่อนอีก ซึ่งแน่นอนว่า เรามีเวลาวันละ 24 ชั่วโมงเท่ากันหมด   จึงเป็นที่มาของกิจกรรม Afterschool ครั้งที่ 22 Time Management for Change ซึ่งเป็น workshop ที่จะช่วยให้นักสร้างการเปลี่ยนแปลงเข้าใจถึงหัวใจสำคัญของการบริหารจัดการเวลา ว่า ไม่ได้ขึ้นกับว่าเรารู้ หรือไม่รู้ ว่าต้องทำอะไร  แต่คือ "วิธีคิดหรือทัศนคติให้ถูกต้องเกี่ยวกับการบริหารเวลา" เสียมากกว่า เมื่อรู้ว่าทำไมต้องจัดการเวลา ตัวเราก็จะพาไปค้นหาทฤษฎีหรือเครื่องมือต่างๆ มาประยุกต์ใช้ให้การบริหารจัดการเวลาของเรามีประสิทธิภาพมากยิ่งขึ้นต่อไป  

** บทความนี้ ถอดเนื้อมาจากกระบวนการใน workshop ดังนั้น เพื่อประโยชน์แก่ผู้อ่าน ขอให้เตรียมกระดาษ A3 หรือ A4  / Post-It / ดินสอหรือปากกา เพื่อทำแบบฝึกหัดไปพร้อมๆ กันได้ค่ะ 

พื้นฐานของการจัดเวลาประกอบด้วยส่วนสำคัญ 3 อย่าง ได้แก่ การคิด (Thinking) เครื่องมือ (Tool) และ วิธีการทำไปใช้ (Process) ดังนี้

Thinking

  1. ทุกคนมีเวลาเท่ากันหมด จริงๆแล้วสิ่งที่เราจัดการนั้นไม่ใช่เวลา หากแต่เราบริหารจัดการตัวเองและคน เพื่อให้ใช้เวลาได้อย่างคุ้มค่าต่างหาก คิดก่อนว่าจะทำอย่างไรใน 24 ชั่วโมง ให้ทำงานได้มีประสิทธิภาพส

  2. คนที่บริหารเวลาได้ดี คือคนที่สามารถตั้งเป้าหมายได้ชัดเจน ก่อนจะทำอะไรให้ตั้งเป้าให้ได้ก่อน เช่น เป้าหมายของโครงการ เป้าหมายชีวิต เป้าหมายอื่นๆ ของเราคืออะไรบ้าง แล้วนำมาลำดับความสำคัญก่อนหลัง
  3. Work Life Integration จะทำยังไงให้การทำงานและการใช้ชีวิตไปด้วยกันได้ ก่อนอื่นก็ต้องตัดสินใจว่าอยากจะมีชีวิตแบบไหน ชีวิตที่มีความสุขหน้าตาเป็นอย่างไร ต้องเริ่มปรับกระบวนการคิด การทำงาน การดำเนินชีวิตใหม่ โดยที่ไม่ควรนำความรู้สึกมาจับเพราะจะทำให้เกิดความเครียด 

 

เรียนรู้ว่า “จะบริหารเวลาให้ดีต้องมีเป้าหมาย"  ผ่านกิจกรรม Set up your 5 life priorities 

ลองเขียนสิ่งสำคัญที่สุดในชีวิต 5 อย่าง ณ ช่วงเวลานี้ ลงบนกระดาษ พร้อมอธิบายถึงเหตุผลประกอบ (อนาคตหากสถานการณ์เปลี่ยน เป้าหมายอาจจะเปลี่ยนตามได้)
การตั้งเป้าหมายจะช่วยให้เรารู้ว่าควรจะต้อง Focus เรื่องอะไร อะไรควรทำไม่ควรทำ ซึ่งจะช่วยกำหนดการบริหารจัดการเวลาได้
 

Tool : Time Management Framework

"CPR" เปรียบได้กับเครื่องช่วยชีวิตของคนมีปัญหาเรื่องการจัดการเวลา เป็นเครื่องมือที่พี่เกศได้ประยุกต์แนวคิดการบริหารจัดการเวลาจากหนังสือ Getting Things Done และ ศึกษาเพิ่มเติมจาก Productivity Game ประกอบไปด้วย

1. Capturing : สมองคนเรานั้นเก่งมาในเรื่องการคิดหาไอเดีย แต่กลับแย่มากในเรื่องของการเก็บความคิดไว้ในหัว ดังนั้นต้อง capture ความคิด ไอเดียต่างๆ ออกมาเก็บใน Inbox ข้างนอกให้ได้ ด้วยวิธีการจด พิมพ์ ฯ ลงบนกระดาษ post-it หรือ memo note โดยสามารถเลือกใช้เครื่องมือที่ตนเองถนัด

Excercise : to do lists/ punch lists  กิจกรรมเสริมการทำความเข้าใจเรื่องการ Capturing

  1. มีเวลาให้ 5 นาที 
  2. แบ่งกระดาษ A4 เป็น 2 หรือ 3 ส่วน แล้วเขียนหัวข้อด้านบนว่า เรื่องงาน เรื่องส่วนตัว หรือ โครงการ SE 
  3. เขียนสิ่งที่จะต้องทำภายใน 1 สัปดาห์ในแต่ละส่วนงาน โดยเขียนสิ่งที่ต้องทำ (to do lists)  ลงในช่องที่แบ่งไว้บนกระดาษได้เลย หรือ เขียนลงบน post-it แล้วนำมาติดตามช่องได้ตามความสะดวก
  4. หลังทำเสร็จให้ทบทวนกับตนเองว่า สิ่งที่เขียนไปนั้นเป็นการกระทำหรือเปล่า (action)? เพราะหากเขียนเป็นหัวข้อใหญ่จะพบ Task ย่อยๆ จำนวนมากที่จะต้องทำให้หัวข้อหรืองานนั้นสำเร็จได้ ดังนั้นควรเขียน Task เพิ่มเติมลงไปภายใต้หัวข้อที่คิดว่ามีสิ่งที่ต้องทำเพิ่ม


Note: ต้องหา inbox หรือที่เก็บข้อมูล ที่เป็นศูนย์กลางของเราให้เจอ เช่น ใช้ Planner ข้างในเป็นกระดาษเปล่า แล้ววาง layout ที่ตนเองต้องการ (ซึ่งแต่ละคนจะใช้ไม่เหมือนกัน ขึ้นอยู่กับว่าจะชอบหรือถนัดกับแบบไหน) หลักการควรมี inbox อยู่ที่เดียว ไม่ควรอยู่กระจัดกระจาย เพื่อที่เราจะได้เห็นภาพรวมทั้งหมดของขีวิตตัวเอง 


2. Processing : กระบวนการที่จะนำ รายการสิ่งที่ต้องทำ (to do lists)  ไปใช้มีหลายเทคนิค เช่น 

  • list งานที่ทำเสร็จได้ภายใน 2 นาที และ งานที่เหลือที่ต้องใช้มากกว่า 2 นาที
  • ลองแบ่งงานตามความด่วน แล้วดึงเอางานที่ไม่อยากทำที่สุดมาทำก่อน แล้วงานที่เหลือก็จะทำได้สบาย จากหนังสือ EAT THAT FROG!
  • ใช้ Time Management Metric โดยแบ่งตามความสำคัญ และ ความเร่งด่วน ที่หลายคนอาจจะคุ้นเคย นั่นคือ Eisenhower’s Urgent/Important Principle เครื่องมือตัวนี้เป็นเทคนิคการจัดการเวลาของ Dwight D. Eisenhower ประธานาธิบดีของสหรัฐอเมริกา (คศ.1953-1961) โดยแบ่งงานออกมาเป็น 4 แกน ดังนี้
  1. Do first: งานด่วนที่ต้องทำให้เสร็จ 
  2. Plan/Schedule: งานสำคัญแต่ยังไม่ด่วน 
  3. Delegate: งานด่วนแต่ไม่สำคัญ (ระบุชื่อคนที่เราจะให้เขาทำให้ เขียน deadline ว่าจะต้องให้เขาช่วยวันไหน) 
  4. Don't do : งานไม่สำคัญไม่ด่วน ตอนแรกที่เขียนสิ่งที่จะต้องทำอาจจะไม่มี แต่พอลองทำไปสักพักแล้วกลับมาทบทวน จะพบว่ามีบางงานที่อยู่ในช่องอื่นๆ (ช่อง 1,2,3 ) ที่เหลือค้างอยู่บ่อยๆ ทำไม่เสร็จ ควรย้ายมาอยู่ในช่อง delete หรือ เก็บไว้ในส่วนใหม่แล้วตั้งชื่อว่า do in the future

Note: ควรใช้เวลา Delegate งานก่อน แล้วค่อยเอาเวลาที่เหลือทำ Do first และ Plan/Schedule คู่กันไป ก่อนลงมือทำลองแยกงานทำที่เสร็จได้ภายใน 2 นาทีและที่เหลือ โดยใช้ปากกาไฮไลท์ขีดทับตรงข้อที่ทำได้ 2 นาทีก่อน ทำงานที่แบ่งแล้วมาจับใส่ในตารางงาน หรือ planner ที่มีเพื่อการนำไปใช้

Tips: Avoid Disruptions

  • keep your focus
  • ปิด notification จาก social media ต่างๆ ที่ใช้
  • POMODORO technique ในกรณีที่ต้องใช้เวลาทำงานอะไรนานๆ ให้ใช้เทคนิคนี้ คือ แบ่งงานออกเป็นส่วนๆ แต่ละส่วนใช้เวลาทำงาน 25 นาทีแล้วพัก 5 นาที แล้วพอถึงรอบที่ 4 ให้พัก 15 นาที
  • Communication ควรสื่อสารให้เป็น เช่น สามารถบอกหัวหน้าหรือเพื่อนร่วมงานได้ ว่าทำอะไรอยู่   หากมีงานใหม่ให้รับผิดชอบหรือช่วย จะต้องรู้ได้ว่าตอนนั้นเราทำอะไรอยู่ ควรได้ว่าขอเวลาอีกเท่าไหร่ถึงจะสามารถช่วยได้ หรือประเมินแล้วว่ารับงานนี้ได้ให้เขียนจดไว้แล้วค่อยทำให้ ก่อนรับงานควรถามว่าจะเอาเมื่อไหร่ เพื่อประเมินว่าจะสามารถทำงานนั้นได้ไหม หากทำได้ได้เท่าไหร่ กี่เปอร์เซ็นต์จากเวลาที่ให้มา หรือ บอกได้ว่าต้องมีใครมาช่วยให้งานสำเร็จได้ทันเวลาบ้าง
  • คิดก่อนตอบรับหรือตอบปฎิเสธ 

Reviewing:

ในแต่ละวันควรหาเวลาทวนว่างานอะไรที่ยังค้างอยู่ เป็นเพราะอะไร และคิดว่าจะจัดการให้ดีขึ้นได้อย่างไร
ทวนสิ่งที่เกิดขึ้นกับ Life Priority หรือ สิ่งสำคัญในชีวิตที่เขียนไว้ตอนแรก ซึ่งเปรียบเสมือนกับศูนย์กลางของชีวิต ว่ายังตรงอยู่ไหม จะปรับการใช้ชีวิตการทำงานให้ตรงมากขึ้นได้อย่างไร หรือทวนว่าสิ่งสำคัญที่เขียนไว้ยังสำคัญอยู่ไหม ถ้าไม่ใช่แล้วอะไรเป็นเป้าหมายหรือสิ่งสำคัญในชีวิตกันแน่

สุดท้ายสิ่งที่วิทยากรฝากบอกคือ ผลลัพธ์ที่ทำไปด้านบนจะไม่เกิดขึ้น เป้าหมายจะไม่บรรลุผล หากเราไม่กลับไปทดลองทำ ลองหา inbox ของตนเองให้เจอ ทำในสิ่งที่ได้เรียนรู้ไปปรับใช้และต้องทำให้ต่อเนื่องสม่ำเสมอ
สิ่งใดที่คุณทำซ้ำไปซ้ำมา จะทำให้เกิดนิสัยใหม่ใน 21 วัน เกิดเป็นไลฟ์สไตล์ใน 90 วัน และเป็นที่จดจำใน 12 สัปดาห์ ตามกฎ 21/90

แต่การเปลี่ยนแปลงจริงๆจะเกิดขึ้นเพียง 1 วันที่คุณตัดสินใจว่าจะเปลี่ยนหรือไม่เปลี่ยนเท่านั้น

ศึกษาเพิ่มเติมด้วยตนเองได้จากหนังสือเกี่ยวกับการบริหารจัดการเวลาที่วิทยากรแนะนำมีดังนี้

  1. หนังสือ Getting Things Done ของคุณ David Allen
  2. หนังสือ EAT THAT FROG! ของคุณ Brian Tracy 
  3. หนังสือ THE 7 HABITS OF HIGHLY EFFECTIVE PEOPLE ของคุณ Stephen R. Covey 
  4. หนังสือ FIRST THINGS FIRST  ของคุณ Stephen R. Covey ที่เขียนเพิ่มและแยกออกจากเล่น THE 7 HABITS (ข้อ 3)


Hashtags: