knowledge

เขียนโครงการเพื่อสังคมอย่างไรให้ชนะใจกรรมการ | Effective Proposal Writing for Social Project

22 พฤษภาคม 2016


การเขียนโครงการหรือ Project Proposal ถือเป็นงานที่สำคัญสำหรับทุกองค์กร โดยเฉพาะอย่างยิ่งองค์กรภาคสังคมที่ต้องการระดมทุน หรือสร้างความร่วมมือกับหน่วยงานอื่นๆ จนสามารถกล่าวได้ว่าองค์กรที่ประสบความสำเร็จ คือองค์กรที่สามารถนำเสนอแนวคิด และกระบวนการแก้ปัญหาให้คนอื่นเข้าใจ และเห็นถึงความสำคัญได้อย่างเป็นระบบ จนนำไปสู่การสนับสนุนหรือความร่วมมือกันดำเนินกิจกรรมและสร้างการเปลี่ยนแปลงตามเป้าหมายขององค์กรได้

แม้การเขียนโครงการจะสำคัญมากขนาดไหน แต่ในความเป็นจริงนั้น องค์กรภาคสังคมส่วนใหญ่มีเจ้าหน้าที่เพียงไม่กี่คนที่สามารถเขียนและนำเสนอโครงการจนนำไปสู่การสนับสนุนได้จริงๆ ดังนั้น เมื่อองค์กรมั่นใจว่าได้ผ่านกระบวนการวิเคราะห์ ออกแบบและทดสอบกลยุทธ์ร่วมกับกลุ่มเป้าหมายแล้วว่า กิจกรรมที่จะจัดขึ้นนั้นสามารถสร้างการเปลี่ยนแปลงได้จริงๆ ก็ควรถ่ายทอดแนวคิด เป้าหมาย กลยุทธ์และกระบวนการทำงานผ่านการเขียนโครงการหรือ Project Proposal เพื่อไปนำเสนอจนเกิดการรับรู้ เข้าใจ เห็นความสำคัญและตัดสินใจสนับสนุนจริงๆ ซึ่งบทความนี้จะช่วยสรุปว่าเอกสารโครงการหรือ Project Proposal ที่ดีควรมีลักษณะอย่างไร และจะเขียนโครงการอย่างไรให้ชนะใจกรรมการ

สิ่งที่ควรรู้ก่อนเขียนโครงการ

               

1. องค์กรควรวางแผนกลยุทธ์องค์กร และวิเคราะห์ผู้มีส่วนได้ส่วนเสีย (Stakeholder Analysis) ก่อนเขียนโครงการ เพื่อนำข้อมูลที่วิเคราะห์มาเขียนโครงการได้อย่างมีประสิทธิภาพ โดยองค์กรต้องตอบคำถามสำคัญๆ เช่น

    • ในปัจจุบันสถานการณ์ปัญหาที่ต้องการแก้เป็นอย่างไร พร้อมอ้างอิงที่มาของข้อมูลที่เหมาะสม
    • ใครเป็นผู้มีส่วนได้ส่วนเสียบ้างและมีความเกี่ยวข้องกับป้ญหาอย่างไร
    • ชุมชนหรือกลุ่มเป้าหมายมีความต้องการที่นำไปสู่การแก้ปัญหาอย่างไร
    • องค์กรมีจุดอ่อน จุดแข็ง อุปสรรคและโอกาสในการแก้ปัญหานั้นๆ อย่างไร
    • องค์กรมีเป้าหมายทางสังคมหรือผลลัพธ์ของการเปลี่ยนแปลงอย่างไร
    • องค์กรจะใช้กลยุทธ์หรือกระบวนการใดในการสร้างการเปลี่ยนแปลงและแก้ปัญหานั้นๆ

กระบวนการดังกล่าวองค์กรไม่สามารถทำได้เพียงลำพัง จำเป็นต้องดำเนินการร่วมกับผู้มีส่วนได้ส่วนเสียหรือกลุ่มเป้าหมายอย่างใกล้ชิด ด้วยกระบวนการมีส่วนร่วม (Participatory Approach) เช่น การลงพื้นที่ไปสัมภาษณ์ การเฝ้าสังเกตการณ์ เป็นต้น เพื่อให้ได้ข้อมูลที่ใกล้เคียงกับความเป็นจริงมากที่สุด ป้องกันไม่ให้องค์กรจัดกิจกรรมที่ไม่ก่อให้เกิดประโยชน์ และไม่สามารถสร้างผลลัพธ์ที่นำไปสู่การแก้ปัญหาได้

2. เมื่อองค์กรผ่านการออกแบบกลยุทธ์ การวิเคราะห์ผู้มีส่วนได้ส่วนเสียแล้ว องค์กรจะสามารถมองหาและเลือกแหล่งทุนหรือผู้ให้ทุนที่มีความเหมาะสมกับองค์กร/โครงการเพื่อสังคมได้ โดยองค์กรควรศึกษาประเด็นทางสังคมที่แหล่งทุนแต่ละแหล่งสนใจ รายละเอียด ขอบเขตและเงื่อนไขการให้ทุน ยกตัวอย่างเช่น บางแหล่งทุนกำหนดให้ทุนกับองค์กรที่ทำงานร่วมกันอย่างน้อย 3 ภาคี เป็นต้น ที่สำคัญที่สุดต้องศึกษาเกณฑ์ที่กรรมการจะใช้ในการพิจารณาโครงการให้ละเอียดถี่ถ้วน เพื่อให้เข้าใจว่าแต่ละแหล่งทุนมีความคาดหวังต่อองค์กร/โครงการที่จะพิจารณารับทุนอย่างไร

ทั้งนี้ สามารถติดตามบทความเรื่อง “แหล่งทุนสำหรับโครงการเพื่อสังคม หรือ Social Investment Landscape” ได้เร็วๆ นี้ โดยจะเป็นบทความที่สรุปภาพรวมของการลงทุนเพื่อสังคม รวบรวมแหล่งทุนและเครื่องมือที่ใช้หาแหล่งทุนทั้งในไทยและต่างประเทศ เพื่อให้ทราบว่าปัจจุบันมีแหล่งเงินทุนสำหรับองค์กรหรือโครงการเพื่อสังคมอยู่ที่ไหนบ้าง แหล่งทุนเหล่านั้นสนใจแก้ปัญหาสังคมด้านใด และมีลักษณะการให้ทุนเป็นอย่างไรและเหมาะสมกับองค์กรหรือไม่

3. ทำความเข้าใจองค์ประกอบของเอกสารใบโครงการ และความสำคัญของแต่ละองค์ประกอบ เพื่อจะได้นำเสนอข้อมูลให้ตรงตามความคาดหวังของผู้ให้ทุนหรือกรรมการมากที่สุด ซึ่งการพิจารณาจะให้หรือไม่ให้ทุนส่วนใหญ่จะพิจารณาจากการอ่านเอกสารโครงการเป็นหลัก โดยเฉพาะทุนจากต่างประเทศ องค์กรจะไม่มีโอกาสได้นำเสนอโครงการด้วยตัวเองเลยด้วยซ้ำ ดังนั้นองค์กรจึงจำเป็นต้องเรียบเรียงความคิด ถ่ายทอดและนำเสนอข้อมูลให้กรรมการเข้าใจตั้งแต่

    • ภาพรวม สถานการณ์และต้นเหตุของปัญหา
    • กลยุทธ์ที่จะใช้ในการแก้ปัญหา (จากการวางแผนกลยุทธ์ในขั้นตอนที่ 1)
    • รายละเอียดกิจกรรมและกลุ่มเป้าหมายที่โครงการจะจัด
    • การเปลี่ยนแปลงหรือผลกระทบทางสังคมที่จะเกิดขึ้นจากกิจกรรมเหล่านั้น
    • แผนความยั่งยืนที่จะสร้างการเปลี่ยนแปลงอย่างต่อเนื่อง

องค์กรต้องอธิบายข้อมูลทั้งหมดข้างต้นนี้ผ่านแต่ละองค์ประกอบของเอกสารให้ได้ หากสามารถวาดเป็นแผนภาพ Logical Framework ที่เชื่อมโยงความสัมพันธ์ของปัญหา ผลลัพธ์และวิธีการ (Problem – Outcome – Means) ได้อย่างเป็นเหตุเป็นผล กรรมการจะสามารถเข้าใจได้มากยิ่งขึ้น 

​องค์ประกอบของเอกสารโครงการ

องค์ประกอบของเอกสารโครงการ

เอกสารโครงการโดยทั่วไปจะประกอบด้วย 11 หัวข้อหลักๆ (สามารถสลับลำดับของหัวข้อได้ตามแบบฟอร์มของแต่ละแหล่งทุน) ได้แก่

1) Executive Summary – เป็นส่วนที่เขียนทีหลังสุด แต่เป็นส่วนที่อยู่หน้าแรกที่สั้นและสำคัญที่สุด กรรมการบางท่านจะอ่านแค่ส่วนนี้เท่านั้น ซึ่งถ้าไม่เห็นว่าปัญหาที่แก้นั้นสำคัญหรือไม่เข้าใจว่ากิจกรรมที่จัดขึ้นนั้นจะสามารถแก้ปัญหาอะไรได้อย่างไร ก็จะไม่เปิดอ่านส่วนอื่นๆ ต่ออีก ดังนั้นองค์กรไม่ควร copy และ paste เนื้อหาส่วนอื่นมาแปะรวมกันในส่วนนี้ แต่ควรสรุปใจความสำคัญของทุกๆ ส่วนมาเรียบเรียงใหม่ให้กระชับและเป็นระบบ ซึ่งต้องสามารถตอบคำถามหลักๆ ได้ ดังนี้

  • ปัญหาที่จะแก้คืออะไร
  • องค์กร / โครงการจะแก้ปัญหานั้นอย่างไร
  • มีกิจกรรมอะไรบ้าง จัดขึ้นที่ไหน จัดอย่างไร
  • กลุ่มเป้าหมายคือใคร
  • ผลลัพธ์ที่เกิดขึ้นจากกิจกรรมจะนำไปสู่การเปลี่ยนแปลงหรือการแก้ปัญหาอย่างไร
  • แผนความยั่งยืนขององค์กร/โครงการเป็นอย่างไ

2) Organisation Description – เป็นส่วนที่แสดงความน่าเชื่อถือขององค์กรผ่านข้อมูล เช่น ชื่อ ที่อยู่ สถานภาพทางกฏหมาย รายชื่อคณะกรรมการ โครงสร้างการบริหารงาน ผู้รับผิดชอบโครงการ ช่องทางที่สามารถติดต่อได้ นอกจากนี้ยังควรบอกเล่าข้อมูลเหล่านี้ ได้แก่ ความเป็นมาขององค์กร องค์กรตั้งขึ้นเพื่อวัตถุประสงค์อะไร มีเป้าหมายการเปลี่ยนแปลงสังคมหรือตอบสนองความต้องการของกลุ่มเป้าหมายอย่างไร ที่ผ่านมาสามารถสร้างการเปลี่ยนแปลงที่สำคัญอย่างไรบ้าง ปัจจุบันองค์กรกำลังทำอะไรอยู่ มีความเชี่ยวชาญหรือจุดแข็งอย่างไร มีพันธมิตร ภาคีและความร่วมมือกับองค์กรทั้งในและต่างประเทศอย่างไร รวมถึงบอกว่าที่ผ่านมาองค์กรเคยได้รับการสนับสนุนจากองค์กรใดบ้าง

3) Project Background – ส่วนนี้องค์กรควรแสดงให้กรรมการเห็นว่าองค์กรมีประสบการณ์ในการจัดกิจกรรม หรือมีผลงานเกี่ยวข้องกับโครงการที่จะทำนี้มากน้อยแค่ไหน และกิจกรรมดังกล่าวสามารถตอบสนองความต้องการของกลุ่มเป้าหมาย สามารถสร้างผลกระทบทางสังคมหรือก่อให้เกิดการเปลี่ยนแปลงได้มากน้อยแค่ไหน อย่างไร (ทั้งเชิงปริมาณและเชิงคุณภาพ) ข้อมูลเหล่านี้จะช่วยสนับสนุนให้กรรมการเห็นว่าองค์กรมีความสามารถในการดำเนินกิจกรรมเพื่อบรรลุเป้าหมายในการแก้ปัญหาหรือไม่ โดยเฉพาะอย่างยิ่งเมื่อโครงการที่นำเสนอเป็นโครงการต่อยอดจากโครงการเดิมที่เคยจัดขึ้นมาแล้วก็จะสร้างความน่าเชื่อถือได้มากขึ้น

แต่หากโครงการที่นำเสนอเป็นโครงการใหม่ องค์กรก็ควรแสดงให้กรรมการเห็นว่าองค์กรได้ดำเนินการวิเคราะห์ผู้มีส่วนได้ส่วนเสียอย่างมีส่วนร่วม เช่น ลงพื้นที่ไปศึกษา เก็บข้อมูล หรือมีปีะสบการณ์ทำงานร่วมกับกลุ่มเป้าหมายจนมั่นใจได้ว่าโครงการนี้เกิดขึ้นจากความต้องการของกลุ่มเป้าหมายและสามารถสร้างการเปลี่ยนแปลงที่นำไปสู่การแก้ไขปัญหาได้จริงๆ อีกทั้งโครงการนี้ยังจะเป็นส่วนหนึ่งของแผนการสร้างการเปลี่ยนแปลงได้ในระยะยาว

4) Problem Statement – องค์กรต้องอธิบายให้กรรมการเข้าใจและเห็นความสำคัญของปัญหาได้อย่างเป็นรูปธรรม โดยอ้างอิงจากแหล่งข้อมูลหรืองานวิจัยที่เชื่อถือได้ เริ่มตั้งแต่สถานการณ์ของปัญหาในภาพรวม เช่น ขอบเขตและขนาดของปัญหา จำนวนพื้นที่และผู้ที่ได้รับผลกระทบ ผลกระทบและความรุนแรงของปัญหา ลักษณะและต้นเหตุของปัญหาที่จะนำไปสู่กลยุทธ์และกิจกรรมที่โครงการจะจัดขึ้นเพื่อแก้ปัญหาดังกล่าว ทั้งนี้ กรรมการแต่ละคนจะมีความเข้าใจเกี่ยวกับปัญหาที่ซับซ้อนแตกต่างกันไป องค์กรจึงควรอธิบายเหมือนอธิบายให้คนที่ไม่เคยรู้จักและไม่เคยเข้าใจในปัญหานั้นๆ มาก่อน ให้สามารถรับรู้ เข้าใจสถานการณ์และสาเหตุของปัญหา และเห็นความสำคัญเร่งด่วนในการแก้ไขปัญหาดังกล่าวได้จริงๆ


ข้อควรระวัง: การเขียนโครงการให้เข้าใจง่าย ‘แตกต่างกับ’ การเขียนโครงการว่าปัญหาสามารถแก้ไขได้ง่าย กรรมการและผู้ให้ทุนทุกคนทราบดีว่าปัญหาสังคมแต่ละปัญหานั้นมีความยุ่งยากและซับซ้อน และการสร้างการเปลี่ยนแปลงให้เกิดขึ้นจริงนั้นต้องอาศัยทรัพยากรและเวลาจำนวนมาก เมื่อไหร่ที่โครงการนำเสนอว่าสามารถแก้ปัญหาได้อย่างง่ายดาย (Over Simplify) โครงการจะขาดความเป็นมืออาชีพและไม่น่าเชื่อถือ ยกตัวอย่างเช่น ปัญหาความยากจน ไม่สามารถแก้ไขได้เพียงการสร้างอาชีพ เพิ่มรายได้ ลดรายจ่ายเท่านั้น ต้นเหตุของปัญหาความยากจนไม่ได้อยู่ที่การประกอบอาชีพอย่างเดียว ยังมีเรื่องการขาดความรู้ทางการเงิน (Financial literacy) การไม่สามารถเข้าถึงสถาบันการเงินได้ และอื่นๆ อีกมากมาย องค์กรต้องวิเคราะห์ต้นเหตุของปัญหา (Root Cause Analysis) ร่วมกับกลุ่มเป้าหมายก่อน ถึงจะออกแบบกลยุทธ์ และวิธีการแก้ปัญหาที่เหมาะสมได้


5) Goal and Objectives – องค์กรต้องกำหนดและอธิบายวัตถุประสงค์ของกิจกรรมที่จะจัดขึ้น ผลลัพธ์ที่คาดว่าจะได้รับจากกิจกรรมและเป้าหมายของการเปลี่ยนแปลงในระยะยาวที่จะเกิดขึ้นจากการดำเนินโครงการที่จะนำไปสู่การแก้ไขปัญหาตามที่อธิบายใน Problem Statement

เขียนเป้าหมายตามหลักการ SMART Goal ประกอบด้วย

  • Specific – เป้าหมายเป็นรูปธรรม ระบุกลุ่มเป้าหมาย และพื้นที่อย่างชัดเจน
  • Measurable – เป็นเป้าหมายที่สามารถวัดผลได้ โดยมีตัวชี้วัดทั้งเชิงปริมาณและเชิงคุณภาพตามวัตถุประสงค์ที่ตั้งไว้ เช่น รายได้ที่เพิ่มขึ้น พฤติกรรมที่เปลี่ยนไป เป็นต้น
  • Acceptable/Achievable – เป็นเป้าหมายที่ได้รับการยอมรับจากการออกแบบร่วมกันกับผู้มีส่วนเกี่ยวข้องกับโครงการว่ามีความเป็นไปได้จริงๆ
  • Relevant/Realistic – เป้าหมายที่เชื่อมโยงกับเป้าหมายระยะยาวขององค์กรที่ต้องการสร้างการเปลี่ยนแปลงและแก้ไขปัญหาได้สำเร็จในที่สุด และที่สำคัญต้องอยู่บนพื้นฐานของความเป็นจริง
  • Timely – เป้าหมายต้องสามารถบรรลุได้ภายในระยะเวลาที่โครงการกำหนด

6) Beneficiaries – ระบุจำนวนและลักษณะของกลุ่มเป้าหมายที่ได้รับประโยชน์จากโครงการทั้งทางตรง เช่น เกษตรกรที่มีรายได้เพิ่มขึ้น และผู้ได้รับประโยชน์ทางอ้อม เช่น ครอบครัวของเกษตรกรที่มีเงินสำหรับใช้จ่ายเพิ่มขึ้น

7) Proposed Methodology – องค์กรต้องเชื่อมโยงข้อมูลจากส่วนต่างๆ ข้างต้นมาสู่กลยุทธ์ที่จะใช้ในการแก้ปัญหาและกิจกรรมที่จะจัดขึ้น ว่าสามารถสร้างผลลัพธ์และการเปลี่ยนแปลงอย่างเป็นระบบและเป็นรูปธรรมได้อย่างไร หากองค์กรสามารถทำให้กรรมการเห็นภาพถึงความเชื่อมโยงของแต่ละองค์ประกอบได้อย่างเป็นเหตุเป็นผลกันได้ กรรมการจะเข้าใจได้ว่ากิจกรรมที่คุณจะจัดขึ้นนั้นสามารถแก้ไขปัญหาได้อย่างไรและจะสามารถตัดสินใจได้ว่าควรสนับสนุนให้โครงการของคุณจัดกิจกรรมดังกล่าวหรือไม่ หากกรรมการยังไม่เข้าใจ และไม่เห็นความเชื่อมโยงดังกล่าวแล้ว คงยากที่กรรมการจะพิจารณาสนับสนุน

นอกจากนี้องค์กรควรแสดงรายละเอียดกิจกรรมที่จะจัดขึ้น โดยจำแนกรูปแบบ กลุ่มเป้าหมาย ผู้เข้าร่วม ระยะเวลาของแต่ละกิจกรรม เรียงลำดับกิจกรรมที่เกิดขึ้นก่อน-หลัง โดยอาจนำเสนอเป็นตาราง Action Plan เพื่อให้กรรมการอ่านและเข้าใจได้ง่ายมากขึ้น

8) Budget – กรรมการส่วนใหญ่ต้องการเห็นความสมเหตุสมผลของการใช้งบประมาณในแต่ละกิจกรรม และความสอดคล้องของแผนการใช้งบประมาณกับกิจกรรมที่จะเกิดขึ้นตามระยะเวลาที่กำหนดไว้ข้างต้น โดยแจกแจงรายละเอียดงบประมาณแยกทีละกิจกรรม เช่น ค่าเดินทาง ค่าสถานที่ ค่าอาหาร ค่าอุปกรณ์ของแต่ละกิจกรรม และสามารถแยกหมวดค่าบริหารจัดการ เช่น ค่าตอบแทน ออกจากงบของแต่ละกิจกรรมได้ ทั้งนี้ องค์กรยังไม่จำเป็นต้องคำนึงถึงความคุ้มค่าทางการเงิน โดยเฉพาะโครงการเพื่อสังคมที่ยังไม่มีโมเดลธุรกิจ (การซื้อ-ขายสินค้าและบริการ) ที่สามารถสร้างรายได้และคำนวณความคุ้มค่าทางการเงินได้ กรรมการจะให้ความสำคัญกับผลลัพธ์และผลกระทบทางสังคมที่จะเกิดขึ้นหลังจากดำเนินกิจกรรมมากกว่า

9) Monitoring and Evaluation – เนื่องจากความคุ้มค่าในการสนับสนุนโครงการเพื่อสังคมไม่ใช่คุณค่าทางการเงิน แต่เป็นคุณค่าทางสังคม องค์กรจึงต้องแสดงให้กรรมการเห็นว่าจะติดตามความคืบหน้าของโครงการและวัดผลกระทบทางสังคมที่เกิดขึ้นอย่างไรและใช้เครื่องมือหรือกระบวนการใดเป็นตัววัด

10) Sustainability – คงไม่มีนักลงทุนคนไหนที่อยากสนับสนุนโครงการที่ทำในระยะเวลาสั้นๆ แล้วจบไป โดยไม่มีแผนระยะยาว หรือความต่อเนื่องของการเปลี่ยนแปลง องค์กรจึงควรอธิบายแผนความยั่งยืนของโครงการว่าหลังจากการสนับสนุนครั้งนี้ โครงการจะดำเนินการอย่างไร เช่น สร้างการมีส่วนร่วมของคนในสังคม หรือสร้างความร่วมมือกับหน่วยงานภาครัฐหรือเอกชนที่มีเป้าหมายทางสังคมเดียวกัน ให้มาร่วมกันสร้างผลกระทบทางสังคม จนสามารถแก้ปัญหาได้อย่างต่อเนื่อง ยิ่งถ้าผลลัพธ์ที่โครงการจะสร้างขึ้นสามารถต่อยอดให้เกิดผลกระทบทางสังคมได้ด้วย โครงการจะได้รับความสนใจขึ้นมาก

11) Annexes – องค์กรสามารถแนบโบรชัวร์ สื่อประชาสัมพันธ์ หรือรายงานประจำปีที่ผ่านมาไว้ท้ายเอกสาร เพื่อให้กรรมการรู้จักองค์กรมากขึ้น หรือสามารถแนบข่าว คลิปวีดีโอ หรือบทสัมภาษณ์ที่เกี่ยวข้องกับองค์กรที่เผยแพร่ตามช่องทางสื่อต่างๆ ได้

เมื่อองค์กรเข้าใจความสำคัญขององค์ประกอบต่างๆ ในเอกสารโครงการแล้ว สามารถเริ่มเขียนโครงการได้ทันที หากพบปัญหาในการถ่ายทอดข้อมูลลงเอกสารโครงการหรือไม่มั่นใจว่าข้อมูลถูกต้องหรือไม่ สามารถแก้ไขได้โดยการลงไปพูดคุยและสัมภาษณ์กลุ่มเป้าหมายจะช่วยให้โครงการสามารถกำหนดแนวทางการทำงานได้อย่างมีประสิทธิภาพ ที่สำคัญที่สุดต้องพึงระวังไว้เสมอว่าการถ่ายทอดข้อมูลลงสู่เอกสารโครงการนั้น ข้อมูลและแนวคิดที่นำเสนอในแต่ละส่วนต้องชัดเจนและเชื่อมโยงกันทั้งหมด

โดยสามารถศึกษาเพิ่มเติมและดูตัวอย่างได้ที่:

id old content:
439
0

ใส่ความเห็น

เข้าสู่ระบบ

Or fill the form below