knowledge

[Tool] Communication for Change

5 กันยายน 2019


, ,

คนทำโครงการเพื่อสังคม หรือ กิจการเพื่อสังคม หลายคนมักกลัวเวลาคนถามว่า ‘เรากำลังทำอะไรอยู่?’ เพราะต้องมาอธิบายสาเหตุของปัญหาที่ซับซ้อน และเล่าวิธีการแก้ไขที่คนทั่วไปอาจไม่คุ้นชิน การสร้างการเปลี่ยนแปลงนั้น เราไม่สามารถทำคนเดียวได้ ดังนั้น ‘การสื่อสารอย่างมีประสิทธิภาพ’ จึงมีความสำคัญและมีความท้าทาย ที่เราจะต้องเล่าเรื่องให้น่าสนใจ เพื่อโน้มน้าวคนอื่น และนำไปสู่ความร่วมมือที่ดี พูดคุยกับนักลงทุน ชักชวนคนอื่นมาลงลงมือทำ หรือสื่อสารคุณค่าให้ลูกค้าที่ซื้อสินค้าของเรา  เพื่อแก้ไขปัญหาและขยายผลกระทบทางสังคม การสื่อสารนี้ครอบคลุมทั้งการสื่อสารภายในทีมงาน และการสื่อสารกับภายนอก เพื่อให้บรรลุจุดประสงค์ที่เราต้องการ ด้วยวิธีที่แตกต่างกันไป ดังนั้นในการสื่อสารทุกครั้ง เราจะต้องตอบตัวเองให้ได้ก่อนว่า เราเป็นใคร? จะสื่อสารกับใคร? ต้องการสื่อสารเรื่องอะไร? ด้วยช่องทางไหน? ตามหลักการ S (Sender) M (Message) C (Channel) R (Receiver) ซึ่งอยู่ในเครื่องมือ Communication Plan ที่จะพูดถึงในบทความนี้

การเตรียมตัว

  • ดาวน์โหลดฟอร์ม Communication Plan Worksheet ได้ ที่นี่ หรือใช้กระดาษ A4, A3 วาดแบ่งกระดาษออกเป็น 6 ช่อง ตามตัวอย่างจากรูปภาพ Communication Plan Worksheet 
  • กระดาษ Post-it ขนาดเล็ก เพื่อใช้เขียนคำตอบลงใน worksheet
  • อุปกรณ์เครื่องเขียน ปากกา ดินสอ สีไม้หรือปากกาเมจิกสี
Communication Plan Worksheet

Let’s do it ( 30-40 นาที )
Step 1: Receiver ผู้รับสารเป็นใคร ต้องการอะไร 

ระบุกลุ่มเป้าหมายที่เราต้องการสื่อสารในการทำโครงการหรือกิจการเพื่อสังคม เมื่อเรารู้ว่าต้องสื่อสารกับใครบ้าง เราควรทำการบ้านก่อนการพูดคุยหรือสื่อสารทุกครั้ง ด้วยการทำความรู้จักกลุ่มเป้าหมายว่าพวกเขาเป็นใคร อยู่ในช่วงอายุไหน มีวิถีชีวิต (lifestyle) เป็นอย่างไร มีพฤติกรรมหรือความชอบในการรับ-ส่งสารแบบใด ชอบอะไรหรือไม่ชอบอะไร แน่นอนว่าเราอาจต้องสื่อสารกับผู้คนจำนวนมากและหลากหลายกลุ่ม ดังนั้นควรมีการแยกทำความรู้จักกับผู้รับสารในแต่ละกลุ่ม อาจจะใช้วิธีการค้นหาจากอินเตอร์เน็ท หรือสอบถามผู้ที่เกี่ยวข้อง  สัมภาษณ์กลุ่มเป้าหมายตัวอย่างเพื่อรู้จักกลุ่มเป้าหมายที่เราจะสื่อสารให้ได้มากที่สุด 

คำแนะนำ 
หลายคนมักออกแบบการสื่อสารโดยใช้ตัวเองเป็นที่ตั้ง ว่าเราอยากสื่อสารเรื่องอะไร เราถนัดวิธีสื่อสารแบบไหน จึงทำให้การสื่อสารนั้นล้มเหลว เพราะไม่ตอบโจทย์กลุ่มเป้าหมาย ดังนั้นเคล็ดลับของการสื่อสารที่ประสบความสำเร็จ จึงอยู่ที่การทำความรู้จักกับ ‘ผู้รับสาร’ ของเราให้มากที่สุดก่อน ทำให้รู้ว่าเรากำลังจะพูดกับใคร และเขาอยากได้ยินอะไร 


Step 2: Goal วัตถุประสงค์การสื่อสาร
ระบุวัตถุประสงค์หรือผลลัพธ์ที่โครงการหรือกิจการเพื่อสังคมต้องการจากการสื่อสารนี้ โดยใช้ผู้รับสารเป็นตัวตั้งแล้วคิดต่อว่าว่าเราต้องการสื่อสารเพื่อสิ่งใดกับคนเหล่านั้น โดยเราสามารถนำหลักการ AIDA มาประยุกต์ใช้ดังนี้

  • Awareness: สื่อสารเพื่อสร้างการรับรู้ ทำให้สะดุดตา สะดุดใจ  จำได้ว่าเราเป็นใคร ทำอะไร อยากติดตามและทำความรู้จักกับเรามากขึ้น
  • Interest: สื่อสารเพื่อกระตุ้นให้เกิดความสนใจมากขึ้น หาข้อมูลเพิ่มเติม อยากซื้อ อยากช่วยเหลือ หรืออยากมีส่วนร่วม 
  • Desire: สื่อสารเพื่อให้เกิดความต้องการมากขึ้น ด้วยดารทำให้เห็นจุดเด่นที่เป็นความแตกต่างของเรา และเกิดความเชื่อมั่นในตัวเรา
  • Action: สื่อสารเพื่อให้เกิดการลงมือทำ กระตุ้นให้เกิดพฤติกรรมตอบสนอง เช่น การมาร่วมกิจกรรม หรือตัดสินใจซื้สินค้า เป็นต้น 

Step 3: Sender ผู้ส่งสารเป็นใคร 
ระบุจุดยืนของโครงการหรือกิจการเพื่อสังคมของเราในการสื่อสารที่เหมาะกับกลุ่มเป้าหมาย (positioning) ไม่ว่าจะเป็นคนที่จะได้รับผลประโยชน์จากงานของเรา(Beneficial) หรือ ลูกค้า (Customer) เช่น เราจะเป็นผู้ใหญ่ เป็นพี่ เป็นเพื่อน เป็นครู หรือเป็นตัวแทนมุมมองของผู้เดือดร้อน เป็นต้น ซึ่งการวางตำแหน่งของตัวเรามีส่วนสำคัญต่อการออกแบบเนื้อหาที่จะพูด วิธีการพูด และระดับภาษาที่เหมาะสมในการสื่อสาร ว่าจะมีความเป็นกันเอง มีความเป็นวิชาการ นอกจากนี้หากเรามีความชัดเจนในบทบาทของตนเอง เขาจะคิดถึงเราเป็นคนแรก

คำแนะนำ คำถามสำคัญที่เราควรถามตัวเองในฐานะผู้ส่งสาร คือ 
1. เราเป็นใคร? 2. เราจะสื่อสารกับใคร? 3. ด้วยบทบาทใด?


Step 4: Chanel ช่องทางการสื่อสารที่เลือกใช้
ระบุช่องทางการสื่อสารที่เราเลือกใช้ที่เหมาะสมกับกลุ่มเป้าหมาย ไม่ว่าจะเป็นการออกสื่อกระแสหลักอย่างวิทยุและโทรทัศน์ และผลิตสื่อผ่านช่องทางออนไลน์ ใช้สื่อที่หน้าร้าน ณ จุดซื้อ การจัดกิจกรรม การออกสื่อกระแสหลักอย่างวิทยุและโทรทัศน์ มือถือ หรือช่องทางออนไลน์ โดยยึดจากพฤติกรรมการรับสื่อของกลุ่มเป้าหมายเป็นหลัก ไม่ใช่การเลือกตามความถนัดของผู้ส่งสาร เพื่อให้เราแน่ใจได้ว่าการสารที่เราจะส่งสามารถไปถึงผู้รับสารเป้าหมายอย่างแน่นอน 

คำแนะนำ
แม้ว่าจุดประสงค์ที่เราต้องการจะสื่อสารเหมือนกัน แต่ถ้ากลุ่มเป้าหมายแตกต่างกัน รูปแบบสารที่เราต้องการส่ง รวมถึงช่องทางการสื่อสารก็จะเปลี่ยนไปด้วย เพื่อประสิทธิภาพในการสื่อสารสูงสุด เช่น หากต้องการสื่อสารเรื่องพฤติกรรมการกินหวานให้กับคนทำงาน เราสามารถทำเป็นอินโฟกราฟิกลง facebook แต่ด้วยเนื้อหาเดียวกันนี้จะต้องออกแบบใหม่ให้เป็นรูปภาพและภาษาที่เข้าใจง่ายขึ้นอีก เพื่อทำเป็นใบปลิวแจกชาวบ้าน เป็นต้น 


Step 5: Message เนื้อหาที่ต้องการสื่อสาร
ระบุประเด็นหรือใจความหลักที่ต้องการให้อยู่ในเนื้อหาที่โครงการหรือกิจการเพื่อสังคมของเราต้องการสื่อสาร ซึ่งเนื้อหานี้เป็นสิ่งที่มีผลต่อการรับรู้และความเข้าใจของผู้อื่นมากที่สุด ดังนั้นเราควรให้ความสำคัญด้วยการคิดและวางแผนการสื่อสารอย่างรอบคอบ เพื่อให้มั่นใจว่าจะสร้างผลตอบรับในเชิงบวก และไม่สร้างความเข้าใจผิด

คำแนะนำ 
สิ่งที่เราต้องคำนึงถึงในการออกแบบเนื้อหา มีดังนี้

  1. อารมณ์ความรู้สึก (Mood and Tone): สามารถควบคุมได้ด้วยการเลือกสี ฟ้อนท์ (Font) ออกแบบโลโก้ (Logo) หรือสัญลักษณ์มาสคอต (Mascot) ที่สื่อถึงความเป็นโครงการเรามากที่สุด ซึ่งงานในส่วนนี้เราต้องให้เวลาในการออกแบบและเลือกอย่างดีที่สุด ก่อนสื่อสารออกไป เพราะสิ่งนี้จะกลายเป็นอัตลักษณ์องค์กร (Corperate Identity) ที่เราต้องใช้ซ้ำๆ ไปตลอดในทุกช่องทางการสื่อสาร ให้คนจดจำเราได้และนึกถึงเราเมื่อเห็นอะไรที่คล้ายๆกับอัตลักษณ์ของเรา
  2. เนื้อหาที่ใช้ในการสื่อสาร (Content): โดยทั่วไปแล้วเราจะใช้เนื้อหาเพื่อการสื่อสารใน 2 รูปแบบหลักๆ ได้แก่
    1. การเขียนเป็นลายลักษณ์อักษร (Text) เช่น การเขียนจดหมายขออนุญาต การเขียนใบโครงการเพื่อยื่นขอทุน การทำโปสเตอร์หรือใบปลิว การเขียนบทความลงหนังสือ การพิมพ์ข้อความลงสื่อออนไลน์ ซึ่งในที่นี้จะรวมไปถึงสื่อรูปภาพ และอินโฟกราฟิก (Infographic) ด้วย
    2. การพูดคุยด้วยคำพูด (Verbal) เช่น การพูดคุยกับชาวบ้าน การสัมภาษณ์ การนำเสนอโครงการ (Presentation) และการนำเสนอไอเดียในรูปแบบ pitching

Step 6: How to get feedback วิธีการรับผลตอบรับ
ระบุวิธีการหรือช่องทางการรับผลตอบรับของโครงการหรือกิจการเพื่อสังคมของเรา เพื่อการปรับปรุงและพัฒนางานในโอกาสต่อไป เราควรมีการวัดผลการสื่อสารอยู่เสมอว่าช่องทางหรือวิธีไหนสื่อสารแล้วได้ผลหรือไม่ได้ผล ซึ่งเราสามารถรู้ได้ด้วยการทำให้เกิดการสื่อสารแบบ 2 ทาง ( 2 way Communication) ที่เปิดให้ผู้รับสารตอบรับหรือแสดงความคิดเห็นกลับมาได้ ดังนั้นในการออกแบบการสื่อสารทุกครั้ง ควรคิดถึงวิธีการเก็บผลตอบรับจากกลุ่มเป้าหมายด้วย เราควรเปิดใจรับฟัง และใช้โอกาสนี้ในการรับรู้ปัญหา คำติชมต่างๆ 


ตัวอย่างการใช้เครื่องมือ Communication Plan


หลายครั้งเราจะเห็นสื่อที่นอกจากจะส่งสารต่อผู้รับสารแล้ว ยังเป็นตัวจุดประกายให้เกิดการลงมือทำบางอย่าง สามารถสร้างการรับรู้ที่นำไปสู่การเปลี่ยนแปลงดีที่ขึ้น จะเป็นอย่างไรหากสื่อนั้นเป็นตัวแทนของโครงการหรือกิจการเพื่อสังคมของเรา หวังว่าหลังจากการทำเครื่องมือ Communication Plan นี้จะช่วยให้เราสื่อสารไปยังกลุ่มเป้าหมายได้ตรงตามวัตถุประสงค์ของการสื่อสารทั้งนี้หากต้องการคำแนะนำหรือมีคำถามสงสัยเกี่ยวกับเครื่องมือนี้ ติดต่อทีมงานได้ที่ [email protected] 

0

ใส่ความเห็น

เข้าสู่ระบบ

Or fill the form below