knowledge

[Tool] ทบทวนการทำงานด้วยเครื่องมือ After Action Review (AAR)

22 กันยายน 2019


หลังจากที่โครงการหรือกิจการเพื่อสังคมของเราได้ลงมือทำกิจกรรมตามแผนงานที่เราได้วางไว้สำหรับการทดสอบโมเดลแก้ปัญหาสังคมแล้วนั้น สิ่งที่ขาดไม่ได้เลยคือการประเมินผลการทำงาน (Evaluation) เพื่อเป็นดูว่าผ่านมาว่าเกิดอะไรขึ้นบ้าง มีอะไรที่ทำแล้วดีควรทำต่อ หรืออะไรบ้างที่ควรปรับปรุง และเราในฐานะคนทำงานได้เรียนรู้อะไรบ้างจากสิ่งนี้ 
บทความนี้จะพูดถึงวิธีการประเมินผลกิจกรรมด้วยเครื่องมือทบทวนการทำงาน (After Action Review: AAR) ซึ่งอยู่ใน Chagemakers Toolkit Module 3: Take Action & Evaluation เครื่องมือนี้ช่วยให้เราได้ย้อนนึกถึงสิ่งที่ได้เรียนรู้ระหว่างการทำโปรเจกต์ว่ามีกิจกรรมใดบ้างที่ทำได้ตามเป้าหมาย เพราะอะไรจึงทำได้สำเร็จ อะไรที่เป็นอุปสรรค เพราะอะไร  ถอดบทเรียนการทำงานออกมาว่าสิ่งที่ควรทำต่อไปเพื่อรักษาสิ่งที่ดีไว้ รวมถึงป้องกันละแก้ไขปัญหาต่างๆ ไม่ให้เกิดขึ้นอีก

การเตรียมตัว

  • ดาวน์โหลดฟอร์ม AAR Worksheet ได้ ที่นี่ หรือใช้กระดาษฟลิบชาร์จขนาดใหญ่ วาดแบ่งกระดาษออกเป็น 4 ช่อง ตามตัวอย่างจากรูปภาพ AAR Worksheet 
  • กระดาษ Post-it ขนาดต่างๆ เพื่อใช้เขียนคำตอบลงใน worksheet
  • อุปกรณ์เครื่องเขียน ปากกา ดินสอ สีไม้หรือปากกาเมจิกสี
AAR Worksheet

Let’s do it ( 30-40 นาที )
Step 1: กิจกรรมที่ทำ (What’s Happened?)
ระบุกิจกรรมที่โปรเจกต์หรือกิจการเพื่อสังคมของเราได้ออกแบบไว้เพื่อทดลองโมเดลการแก้ไขปัญหาทั้งหมด โดยสามารถอ้างอิงจากแผนการดำเนินงานระยะสั้น หรือจาก Gantt Chart (ใน Module 2) ที่ทีมได้วางแผนไว้ นอกจากนี้ยังรวมไปถึงกิจกรรมที่ทีมลงมือทำเพิ่มระหว่างการทดลองด้วย โดยพยายามเขียนไล่ลำดับตามระยะเวลาที่ลงมือทำ ก่อน-หลัง 
ตัวอย่างเช่น
โครงการพลังชุมชนบ้านบ่อสู่พลังการเปลี่ยนแปลง มีกิจกรรมดังนี้

  1. จัดเวิร์กช็อปสร้างการมีส่วนร่วมให้กับคนในชุมชน
  2. ลงพื้นที่เก็บข้อมูลสถานการณ์ปัญหาในชุมชน

Step 2: สิ่งที่ทำแล้วดี (What went right?)
ระบุเหตุการณ์/สถานการณ์ที่เกิดขึ้นระหว่างการทำกิจกรรม ที่ทำให้ได้ผลลัพธ์ที่ดี ทำแล้วส่งผลให้ตัวกิจกรรมได้ทำหน้าที่อย่างมีประสิทธิภาพ ตรงตามเป้าหมายที่ตั้งไว้
ตัวอย่างเช่น
1. สิ่งที่ทำแล้วออกมาดีจากการจัดเวิร์กช็อปสร้างการมีส่วนร่วมให้กับคนในชุมชน

  • เลือกใช้สื่อในการประชาสัมพันธ์ได้ถูกต้อง เลือกใช้ข้อความเหมาะสม อ่านง่าย และใช้ช่องทางคือ แปะโปสเตอร์ไว้ที่สถานที่สำคัญต่างๆ เช่น สถานีอนามัย บ้านผู้ใหญ่บ้าน ทำให้สามารถเข้าถึงชาวบ้านได้อย่างมีประสิทธิภาพ มีคนในชุมชนสนใจเข้าร่วมจำนวนมาก (ทราบได้จากการสอบถามชาวบ้านที่มาเข้าร่วม ว่าทราบข่าวจากที่ไหน) 
  • ผู้นำกระบวนการที่ทำงานร่วมกันให้ความร่วมมือดี และร่วมกันออกแบบการจัดเวิร์กช็อปได้ตรงตามความต้องการ
  • ได้รับคำชมเรื่องการจัดงานจากคนส่วนใหญ่ในเวิร์กช็อป​ โดยวัดผลจากแบบสอบถามประเมินกิจกรรมหลังจากจบงาน ผู้้เข้าร่วมกว่า 90% พึงพอใจมากกับการจัดงาน และกว่า 80% ตอบว่าได้รับประโยชน์จากการเข้าร่วมงาน สามารถนำไปใช้สร้างความร่วมมือเพื่อก่อให้เกิดการมีส่วนร่วมในชุมชนได้จริง 

2. สิ่งที่ทำแล้วออกมาดีจากการลงพื้นที่เก็บข้อมูลสถานการณ์ปัญหาในชุมชน

  • เลือกเก็บข้อมูลจากผู้มีส่วนเกี่ยวข้องกับปัญหาที่หลากหลาย ไม่เฉพาะกลุ่ม ทำให้ได้ข้อมูลที่สามารถนำมาวิเคราะห์และทำความเข้าใจสถานการณ์ปัญหาได้ดีขึ้น รวมทั้งใช้เป็นข้อมูลในการออกแบบเวิร์กช็อปและการประชาสัมพันธ์ให้เหมาะสมกับคนในชุมชน     
  • วางแผนและเตรียมตัวก่อนลงพื้นที่จริง พร้อมแบ่งหน้าที่การเก็บข้อมูลให้กับคนในทีม จึงทำให้ป้องกันเรื่องที่ผิดพลาดได้หลายจุด และทำงานง่ายและสามารถแก้ปัญหาเฉพาะหน้าได้
  • เตรียมคำถามเพื่อทำความเข้าใจก่อนลงพื้นที่จริง ทำให้ได้ข้อมูลเชิงลึกตามที่ต้องการทำให้รู้จักปัญหามากขึ้น

Step 3: สิ่งที่ทำแล้วไม่ดี (What went wrong?)
ระบุสิ่งที่เกิดขึ้นในการทำกิจกรรมแล้วได้ผลลัพธ์ไม่ดีเท่าที่ควรจะเป็น หรือไม่ควรให้เกิดเหตุการณ์แบบนี้ขึ้นอีก ทำแล้วส่งผลให้กิจกรรมไม่เป็นไปตามเป้าหมายที่ตั้งไว้
ตัวอย่างเช่น
1. สิ่งที่ทำแล้วไม่ดีจากการจัดเวิร์กช็อปสร้างการมีส่วนร่วมให้กับคนในชุมชน

  • ควบคุมเวลาได้ไม่ดี มีเนื้อหาจำนวนมากเกินไป ทำให้กิจกรรมในช่วงท้ายต้องลดเวลาลง และเลิกเวิร์กช็อปช้ากว่าที่กำหนดไว้
  • แบ่งหน้าที่และกระจายระหว่างการดำเนินเวิร์กช็อปกับทีมได้ไม่ดีเท่าที่ควร ทำให้ผู้นำกระบวนการต้องทำงานหนัก ไม่มีคนรับหน้าที่แก้ปัญหาเฉพาะหน้าในเวิร์กช็อป
  • สถานที่จัดงานมีเสียงรบกวนจากการก่อสร้างอาคาร 

2. สิ่งที่ทำแล้วไม่ดีจากการลงพื้นที่เก็บข้อมูลสถานการณ์ปัญหาในชุมชน

  • ใช้เวลาในการเก็บข้อมูลนานกว่าที่กำหนดไว้ จากการติดต่อผู้มีส่วนเกี่ยวข้องที่หลากหลายทำให้ใช้เวลานานในการสื่อสาร
  • ชาวบ้านบางคนไม่ค่อยให้ความร่วมมือในการเก็บข้อมูลเท่าที่ควร เช่น ไม่สะดวกในการให้สัมภาษณ์เพื่อเก็บข้อมูล เลี่ยงการตอบคำถามเรื่องในชุมชน และไม่ตอบตามความต้องการจริงๆ หรือบางคนนัดหมายล่วงหน้าแล้วแต่ไม่เป็นไปตามนัด

Step 4: ควรจะทำอย่างไร หากจะจัดกิจกรรมนี้อีกในอนาคต (What’s next)
ระบุวิธีการใหม่หรือสิ่งที่ทีมควรทำและปรับปรุงจากเดิม หากมีการจัดกิจกรรมอีกในอนาคต โดยนำข้อมูลจากสิ่งที่ทำแล้วดีและสิ่งที่ทำแล้วไม่ดี (จาก Step 2 และ 3) มาสรุปเป็นข้อมูลที่ใช้ประกอบการตอบ
ตัวอย่างเช่น
1. สิ่งที่ควรจะทำหากมีการจัดเวิร์กช็อปสร้างการมีส่วนร่วมให้กับคนในชุมชนในอนาคต

  • จัดลำดับความสำคัญของเนื้อหาที่ต้องการให้มีในเวิร์กช็อป และออกแบบให้เหมาะสมกับเวลาที่มี และมีการซ้อมจริงก่อน เพื่อจะได้บริหารจัดการเนื้อหาและเวลาได้เหมาะสม 
  • ร่วมออกแบบกระบวนการในการจัดเวิร์กช็อปกับผู้นำกระบวนการ พร้อมแบ่งหน้าที่รับผิดชอบงานกับคนในทีมให้ชัดเจน และเตรียมแผนสำรองสำหรับแก้ปัญหาเฉพาะหน้า
  • ตรวจสอบสถานที่และพูดคุยกับผู้ดูแลสถานที่จัดงานล่วงหน้า เพื่อป้องกันการมีเสียงรบกวนในวันจัดงาน นอกจากนี้รวมไปถึงความพร้อมของอุปกรณ์ด้วย

2. สิ่งที่ควรจะทำหากมีการลงพื้นที่เก็บข้อมูลสถานการณ์ปัญหาในชุมชน

  • วางแผนการนัดหมายสัมภาษณ์ล่วงหน้า และหาวิธีการสัมภาษณ์รูปแบบอื่นๆ มาเป็นทางเลือกที่เหมาะสมกับเวลาที่จำกัด
  • หาวิธีอื่นเพิ่มจากวิธีเดิมที่ใช้ในการเข้าหาและสร้างบทสนทนาเพื่อทำความรู้จักและสร้างความไว้วางใจกับชาวบ้าน หรือมอบหมายหน้าที่สัมภาษณ์ให้กับคนในทีมที่สามารถสร้างความสัมพันธ์กับคนอื่นได้ดี เพื่อให้ชาวบ้านรู้สึกไว้วางใจที่จะพูดคุยเรื่องละเอียดละอ่อนเกี่ยวกับชุมชน มีความเชื่อใจที่จะเปิดเผยข้อมูลวงในที่ไม่กล้าพูด

คำแนะนำ

  • การทำ AAR ให้เกิดประโยชน์สูงสุดควรให้สมาชิกในทีมอยู่ครบทุกคน และสร้างบรรยากาศที่เปิดกว้างในการแสดงความคิดเห็น 
  • ทุกคนในทีมเสมอกันโดยอาจจะมีคนหนึ่งในทีมช่วยนำกระบวนการ คอยตั้งถาม จดประเด็นต่างๆ ที่สำคัญ และกระตุ้นให้เกิดการแสดงความคิดเห็น
  • ทีมร่วมกันตั้งข้อสังเกตถึงสถานการณ์ และผลลัพธ์ที่เกิดขึ้น ว่ามีสิ่งใดดี หรือไม่ดี ควรปรับปรุง โดยไม่จำเป็นต้องพูดถึงตัวบุคคลในเชิงกล่าวโทษหรือวิจารณ์ หาคนทำผิด และช่วยกันเสนอแนะอย่างสร้างสรรค์เพื่อให้ทีมเรียนรู้จากสิ่งที่เกิดขึ้น

หวังว่าเครื่องมือนี้จะช่วยทำให้ทีมได้มีโอกาสทบทวนการทำงานที่ผ่านมา และสรุปสิ่งที่ได้เรียนรู้ในฐานะคนทำงาน เพื่อนำไปพัฒนาต่อยอดกิจกรรมที่จะเกิดขึ้นในอนาคตให้มีประสิทธิภาพและตรงกับเป้าหมายที่ทีมต้องการมากขึ้น หากต้องการคำแนะนำหรือมีคำถามสงสัยเกี่ยวกับเครื่องมือนี้ สามารถติดต่อทีมงานได้ที่ [email protected]

0

ใส่ความเห็น

เข้าสู่ระบบ

Or fill the form below