เมื่อโปรเจกต์ออกสตาร์ทมาพร้อมกับจำนวนงานที่เพิ่มขึ้น หลายคนใช้วิธีการลิสต์งานต่างๆ ที่ต้องทำไว้แล้ว (To do list) แต่การบันทึกนั้นก็เป็นแค่การเตือนความจำว่าเราต้องทำอะไรบ้าง การมีเวลาที่จำกัดกับงานเพิ่มขึ้น เรามักจะมีปัญหาไม่รู้จะทำอะไรก่อนดี ทำให้หลายครั้งเราเลือกทำงานที่ไม่สำคัญก่อน จนทำงานที่สำคัญไม่ทัน
Eisenhower’s Box เป็นเครื่องมือที่ช่วยจัดลำดับความสำคัญและความเร่งด่วนของงาน เพื่อให้เราเลือกทำงานที่จำเป็นและเร่งด่วน สามารถช่วยให้เราเรียงลำดับงานต่างๆ ที่ต้องทำและตัดงานที่ไม่จำเป็นต้องทำทิ้งไปได้
เรียนรู้วิธีการทำ Eisenhow’s Principle ได้ที่วิดีโอนี้!
เรียนรู้วิธีการทำ Eisenhow’s Principle ผ่านเนื้อหาเพิ่มเติม
1. เตรียมพร้อมก่อนลงมือทำ
– หาช่วงเวลาให้ได้อยู่กับตัวเองประมาณ 10-20 นาที
– ดาวน์โหลดและปริ้นแบบฟอร์มได้ที่ Prioritization Worksheet
– เตรียมอุปกรณ์เครื่องเขียน ปากกา ดินสอ สีไม้หรือปากกาเมจิกสี
2. เริ่มกันเลย!
ขั้นตอนที่ 1: กำหนดเป้าหมาย
เริ่มจากกำหนดเป้าหมายการทำงาน เรามีงานสำคัญที่ต้องการทำให้สำเร็จคืออะไรและเรามีเวลาลงมือทำให้เกิดขึ้นนานเท่าไหร่
ขั้นตอนที่ 2: ประเมินเวลาและปริมาณงาน
ลิสต์สิ่งที่เราต้องทำเพื่อให้งานข้อที่ 1 สำเร็จออกมาทั้งหมด จากนั้นลองคำนวณเวลาที่เราต้องใช้ในแต่ละรายการตามความเป็นจริงว่าเหมาะสมกับเวลาที่มีหรือไม่ การประมาณการณ์นี้จะช่วยให้เราวางแผนเวลาได้ดีขึ้นและช่วยให้งานเสร็จตามเวลา เราสามารถปรับแผนการทำงานให้เหมาะสมกับเวลาที่มีเพื่อให้งานไม่กระจุกตัวจนทำไม่ทัน
ขั้นตอนที่ 3: แบ่งประเภทของงาน
เมื่อประเมินเวลาและปริมาณงานที่ต้องทำได้แล้ว ให้แบ่งประเภทของงานเป็น ‘งานสำคัญ’ และ ‘งานเร่งด่วน’ โดยแบ่งออกเป็น 4 อย่าง ดังต่อไปนี้
- งานสำคัญ และเร่งด่วน
คืองานที่เราต้องลงมือทำก่อนเป็นอันดับแรก เพราะทั้งสำคัญและเร่งด่วน เราควรเผื่อเวลาไว้สำหรับงานฉุกเฉินประเภทนี้ ซึ่งถ้าเรามีงานในช่องนี้มากเกินไป ก็แสดงว่าการวางแผนของเรากำลังมีปัญหา ควรปรับแผนใหม่ - งานสำคัญ แต่ไม่เร่งด่วน
คืองานที่เราต้องใช้เวลาทำให้เสร็จซึ่งแม้จะไม่เร่งด่วน แต่ก็เป็นงานที่มีความสำคัญและส่งผลต่อการไปถึงเป้าหมาย จึงควรจัดสรรเวลาทยอยทำงานในส่วนนี้ให้เสร็จ เพื่อไม่ให้กลายเป็นงานในช่องที่ 1 ต่อไป - งานไม่สำคัญ แต่เร่งด่วน
คืองานที่ไม่สำคัญแต่ต้องรีบทำ ซึ่งถ้าเราไม่มีงานค้างในช่องที่ 1 และ 2 ก็สามารถทำงานส่วนนี้ได้ โดยเราอาจต้องพิจารณางานในช่องนี้ว่ามีอะไรที่เราทำได้และอะไรที่เราไม่จำเป็นต้องทำบ้าง แต่ถ้าเรามีเวลาไม่พอ ก็ต้องปฏิเสธไปบ้างหรือแบ่งไปให้คนอื่นช่วยทำแทน - งานไม่สำคัญ และไม่เร่งด่วน
คืองานที่ไม่ส่งผลต่อการไปถึงเป้าหมาย ดังนั้นงานอะไรที่อยู่ในช่องนี้ควรหาทางตัดทิ้งไปให้หมดและไม่ควรหาข้ออ้างเพื่อทำ เราจะได้มีเวลาไปทำงานส่วนอื่นมากขึ้น
ตัวอย่างการจัดลำดับความสำคัญ
