knowledge

[StartYoung] ตัวช่วยเพื่อการประชุมอย่างมีประสิทธิภาพ

22 กรกฎาคม 2020


,

ในการทำงานเป็นทีมนั้น การประชุมเป็นสิ่งที่ต้องเกิดขึ้นเป็นประจำ การวางแผนก่อนการประชุมและจัดทำบันทึกการประชุมเป็นตัวช่วยสำคัญที่ทำให้เกิดการประชุมอย่างมีประสิทธิภาพ การเก็บข้อสรุปจากที่ประชุมอย่างเป็นระเบียบจะทำให้ทุกคนเข้าใจตรงกันโดยไม่ต้องกลับมาพูดคุยกันในเรื่องเดิมอีกครั้ง นอกจากการบันทึกแล้ว เพื่อให้การประชุมแต่ละครั้งเกิดประสิทธิภาพสูงสุด ไม่เสียเวลาไปกับการประชุมที่ไม่ได้ข้อสรุป ไม่รู้จุดหมาย ไม่เกี่ยวข้องกับงานและอาจเกิดความขัดแย้งกันในทีม ดังนั้นสิ่งที่ควรทำในการประชุมมีดังนี้

1. วางแผนก่อนการประชุม (Planning)
ดาวน์โหลด Worksheet ได้ที่ Team Meeting

  1. กำหนดวาระการประชุม
    กำหนดวาระการประชุมด้วยการตั้งเป้าหมาย ตั้งประเด็น/หัวข้อการพูดคุยดัน และกำหนดเวลาในที่ใช้การประชุม ก่อนประชุมควรแจ้งสมาชิกในทีมว่าจะพูดคุยเรื่องอะไรบ้าง ใช้เวลานานเท่าใด และสิ่งที่คาดหวังจากการประชุมครั้งนั้นๆ คืออะไร เพื่อให้ทุกคนได้เตรียมงานส่วนของตนเองมาให้พร้อม
  2. เลือกคนที่เกี่ยวข้องและแบ่งบทบาทหน้าที่
    ไม่จำเป็นที่ทุกคนในทีมต้องมาประชุมทุกครั้ง แต่ขอให้แน่ใจว่าทุกคนที่อยู่ในที่ประชุมเป็นผู้มีส่วนเกี่ยวข้องกับหัวข้อการประชุมนั้นจริงๆ โดยควรมีการมอบหมายบทบาทหน้าที่ของสมาชิกในทีมและควรผลัดกันทำหน้าที่ต่างๆ ซึ่งสามารถแบ่งหน้าที่ออกเป็น วางแผนการประชุม หาข้อมูล คิดไอเดีย และบันทึกการประชุม 

ตัวอย่างการวางแผนก่อนการประชุม


2. จัดทำบันทึกการประชุม (Taking Notes)
ดาวน์โหลด Worksheet ได้ที่ Team Meeting

  1. เปิดการประชุม
    ผู้จัดการประชุมควรมาก่อนเวลาและเตรียมอุปกรณ์ต่างๆ ที่จำเป็นต้องใช้ในการประชุมให้พร้อมก่อนเริ่มประชุมตรงเวลา เพื่อเคารพสิทธิ์คนที่มาตรงต่อเวลา เมื่อมาถึงอาจเปิดโอกาสให้ทุกคนได้อัพเดตเรื่องราวของตัวเองสั้นๆ เพื่อปล่อยวางเรื่องของตัวเองและพร้อมที่จะอยู่กับการประชุมมากขึ้น นอกจากนี้ควรกำหนดกฎในการประชุมร่วมกัน เช่น งดใช้มือถือ ต้องตั้งใจฟัง ถามได้ตลอดเวลา หรือถามตอนจบประชุม เป็นต้น
  2. บริหารเวลา
    ควรใช้เวลาให้เหมาะสมในแต่ละวาระการประชุมที่กำหนดไว้ ซึ่งส่วนนี้อาจเป็นเรื่องยากที่จะสามารถควบคุมเวลาให้ได้ผลลัพธ์ที่ดีที่สุดจากการประชุม แต่ก็ถือเป็นเรื่องจำเป็นที่ทีมต้องให้ความสำคัญและพยายามทำให้ได้
  3. ประเมินผลการประชุม
    ในช่วงท้ายควรสอบถามผู้เข้าร่วมถึงการประชุมในครั้งนี้ว่าเป็นอย่างไร ได้ผลลัพธ์ตามที่คิดไว้หรือไม่ เพื่อนำไปปรับปรุงการประชุมให้ดียิ่งขึ้น
  4. สรุปการประชุม
    ทบทวนสิ่งที่ต้องทำและนัดวันประชุมครั้งต่อไป โดยหลังจากประชุมแล้วควรมีสรุปรายงานการประชุมทุกครั้ง

ตัวอย่างการจดบันทึกการประชุม


0

ใส่ความเห็น

เข้าสู่ระบบ

Or fill the form below