knowledge

7 เทคนิคเพิ่มพลังการสื่อสาร

11 ตุลาคม 2015


ในชีวิตการทำงานนั้น การสื่อสารเป็นสิ่งที่หลีกเลี่ยงไม่ได้ ทั้งการฟัง-พูด-อ่าน-เขียน ตั้งแต่การแลกเปลี่ยนไอเดียในการประชุมทีม การตอบอีเมล์ การสัมภาษณ์ การพรีเซ้นท์งาน แต่เราก็ไม่ควรวุ่นกับการสื่อสารจนลืมเช็คคุณภาพของการสื่อสารไป…เทคนิค 7C เป็นเครื่องมือง่ายๆ ที่จะช่วยตรวจสอบและเพิ่มประสิทธิภาพการสื่อสาร เพื่อให้เราเป็นนักสื่อสารที่ดีขึ้นได้

  1. Clear ชัดเจน : ก่อนจะสื่อสารทุกครั้งต้องตั้งเป้าหมายให้ชัด ถ้าผู้สื่อสารยังไม่ชัวร์ในเรื่องที่จะสื่อ ก็จะทำให้สิ่งที่สื่อออกไปไม่ชัดเจนไปด้วย ทำให้ผู้รับสารต้องคาดเดาความหมายเอง และอาจทำให้เข้าใจคลาดเคลื่อนได้
  2. Concise กระชับ : การสื่อสารที่เยิ่นเย้อ ออกทะเล จะทำให้ผู้รับสารไม่อยากอ่าน/ฟังต่อ และอาจหลงประเด็น เราจึงควรทำให้เนื้อความ/ถ้อยคำของเรากระชับ เช็คให้ชัวร์อีกทีว่าข้อความของเราวนไปวนมา หรือมีประโยคไหนที่ไม่จำเป็น หรือยังใช้คำฟุ่มเฟือยอยู่หรือไม่
  3. Concrete เป็นรูปธรรมจับต้องได้ : เนื้อความที่จะสื่อสารต้องมีความแข็งแรงพอที่จะทำให้ผู้รับสารเห็นภาพตาม และง่ายต่อการเข้าใจ ต้องบอกรายละเอียดแต่ก็ไม่บอกมากจนเกินไป ควรเลือกบอกข้อเท็จจริงให้ชัดๆ มีการยกตัวอย่างประกอบ โดยอาจพูดเชื่อมโยงกับประสบการณ์ของผู้รับสาร และเลือกใช้คำในการสื่ออารมณ์ให้ถูกต้อง
  4. Correct ความถูกต้องเหมาะสม : ใส่ใจในการใช้ภาษาและการสะกดคำ โดยเฉพาะการสะกดชื่อคน และคำนำหน้าชื่อ รวมถึงชื่อเฉพาะต่างๆ นอกจากนี้ก็ควรเลือกใช้ระดับของภาษา และศัพท์เทคนิคต่างๆ ให้เหมาะสมกับกลุ่มผู้รับสาร เพื่อให้เข้าใจได้ง่าย
  5. Coherent ความสอดคล้อง : เนื้อหาที่จะสื่อสารต้องสอดคล้องกัน มีความเป็นเหตุเป็นผล โดยทั้งหมดที่พูด/เขียน ต้องเชื่อมโยงกลับมาที่ประเด็นหลักที่กำลังสื่อสาร
  6. Complete ครบถ้วน : เนื้อความทั้งหมดต้องครบถ้วนเพียงพอเท่าที่ผู้รับสารควรจะรับรู้ หรือถ้าจะให้ดีไปกว่านั้น คือผู้รับสารควรจะรู้ว่าต้องทำอะไรต่อหลังจากนี้ (Call to action) เช่น เราอาจบอกสถานที่นัดหมาย หรือเบอร์โทรศัพท์ติดต่อ หรืออื่นๆ เพื่อให้ผู้รับสารลุกขึ้นทำได้เลยแบบไม่ต้องสงสัย
  7. Courteous สื่อสารอย่างสุภาพ : การสื่อสารให้กินใจคนควรเริ่มจากตัวผู้สื่อสารที่มีมนุษยสัมพันธ์ดี เปิดใจกว้าง และมีความจริงใจ ไม่มีถ้อยคำที่ก้าวร้าว ดูถูก หรือประชดประชัน คิดถึงใจเขาใจเราว่าถ้าเราเป็นผู้รับสาร เราจะอยากฟัง/อยากอ่านเนื้อความแบบไหน แล้วเราก็ทำแบบนั้น

Note : ยังมีตัวแปรอีก 2C ที่ควรคำนึงถึง คือ

  • Credibility ความน่าเชื่อถือ : แม้เนื้อความทั้งหมดจะเป็นไปตาม 7C แล้วก็ตาม แต่ก็ขึ้นอยู่กับความน่าเชื่อถือของผู้สื่อสารด้วย ถ้าผู้รับสารไม่รู้จักเราดีพอ ก็อาจจะไม่คล้อยตามคำพูดของเราก็ได้ เราจึงควรสร้างความน่าเชื่อถือในตัวเราก่อน ให้ผู้รับสารเชื่อและยินดีที่จะเปิดใจรับฟังมากขึ้น
  • Creative ความสร้างสรรค์ : ถึงเราจะมั่นใจว่าเนื้อหาของเราดีมากแค่ไหน แต่ถ้ายังใช้วิธีการสื่อสารแบบเดิมๆ ก็อาจไม่สามารถดึงดูดความสนใจของผู้รับสารได้ ดังนั้น เราจึงควรคิดหาไอเดียใหม่ๆในการสื่อสาร สอดแทรกเข้าไปอยู่เสมอ เพื่อให้ผู้รับสารไม่รู้สึกเบื่อหน่าย และรู้สึกได้มีส่วนร่วมในการสื่อสารมากขึ้น

ที่มาบทความ : บทความ The 7Cs of Communication – A Checklist for Clear Communication โดย the Mind Tools Editorial Team

id old content:
184
0

ใส่ความเห็น

เข้าสู่ระบบ

Or fill the form below