knowledge

4 เคล็ดลับการทำ presentation ให้พร้อมพิชิตทุกเวที

9 พฤศจิกายน 2015


ในการทำโปรเจกต์หรือกิจการของตัวเองนั้น คงจะหนีไม่พ้นการต้องนำเสนอสินค้าและบริการของเราเพื่อขายไอเดียให้กรรมการ นักลงทุน หรือผู้สนับสนุนอื่นๆ และการทำสไลด์พรีเซนท์งานให้มีประสิทธิภาพก็จะเป็นอาวุธสำคัญที่ช่วยเราได้ เพราะถ้าเราทำได้ดีก็จะสามารถกระตุ้นความสนใจจากผู้ฟังได้ไม่ว่าเราจะเล่าเรื่องอะไรก็ตาม แต่หลักการสำคัญคือ เราต้องรู้วิธีสร้างความมีส่วนร่วมกับผู้ฟัง แค่นี้ก็ถือว่ามีชัยไปกว่าครึ่งแล้ว…

1. เรียงลำดับเนื้อหาให้ดี: ขอบอกเลยว่าการทำสไลด์พรีเซนท์งานนั้นไม่ต่างกับการเขียนบทความเลยที่ต้องมีส่วนบทนำ ส่วนเนื้อหา และส่วนสรุปด้วยหลักการง่ายๆ คือ ส่วนแรกก็เล่าคร่าวๆ ว่าเรากำลังจะเล่าเรื่องอะไร แล้วส่วนกลางก็เล่าเนื้อหาขยายความสิ่งนั้น และส่วนสุดท้ายก็สรุปทั้งหมดในสิ่งที่เรา ได้เล่าไปแล้วอีกที

นอกจากนี้นักลงทุนที่ชื่อ Guy Kawasaki ได้คิดกฎ 10/20/30 เพื่อช่วยกำหนดโครงสร้างในการทำสไลด์นั่นคือ ในการพรีเซนท์ควรมีสไลด์ไม่เกิน 10 หน้าโดยใช้เวลาในการเล่าไม่เกิน 20 นาทีและใช้ขนาดฟ้อนท์อย่างต่ำ 30 points ซึ่งข้อมูลที่ควรใส่ในสไลด์สำหรับการพรีเซนท์โปรเจกต์ทุกครั้งมีดังนี้

  • ปัญหา
  • วิธีการแก้ปัญหาของเรา
  • ผลกระทบเชิงบวกที่สร้างต่อสังคม (สำหรับโปรเจกต์/กิจการเพื่อสังคม)
  • สรุปและบอกสิ่งที่เราต้องการ
  • แผนการดำเนินงาน
  • เป้าหมายระยะสั้นและระยะยาว
  • ทีมที่ทำงาน
  • วิเคราะห์คู่แข่ง
  • ภาพรวมตลาดและยอดขาย
  • เทคโนโลยี/นวัตกรรมที่ใช้
  • โมเดลธุรกิจ

ถ้าจะพูดให้ง่ายขึ้นอีกก็คือเราต้องทำสไลด์ให้ตอบโจทย์ครอบคลุม 3 เป้าหมายคือ 1.กรอบของประเด็น 2.ความท้าทาย และ 3.เราจะแก้ปัญหานั้นได้อย่างไร

2. ยิ่งน้อยยิ่งดี: สไลด์ที่มีแต่ตัวอักษรเรียงกันเป็นพรืดเต็มหน้า ดูแล้วน่าเบื่อ แม้ว่าข้อความทั้งหมดนั้นจะเป็นใจความสำคัญ แต่ผู้ฟังก็อาจจะอ่านข้อมูลบนสไลด์ไม่ทัน และถึงอ่านทันก็อาจจะจำอะไรไม่ได้เลย ดังนั้นการทำสไลด์ที่ดีควรใส่เฉพาะคีย์เวิร์ดสั้นๆ ที่เราต้องการเน้นก็พอแล้ว หรือจะใช้ภาพสื่อความแทนตัวอักษรก็ได้ ไม่ต้องกลัวที่จะใส่คำแค่คำๆ เดียวหรือรูปๆ เดียวลงในสไลด์
1 หน้า เพราะการใส่คำน้อยๆ เป็นการเว้นช่องว่างให้ผู้ฟังได้คิดตามสิ่งที่เราพูดนำเสนอ และเชื่อมโยงไปสู่ไอเดียต่อไปที่เราจะพูด ไม่ใช่ก้มหน้าก้มตาอ่านสไลด์อย่างเดียว ซึ่งโดยเฉลี่ยแล้วสไลด์ 1 หน้าควรใส่ข้อความเต็มที่แค่ 5 บรรทัดและแต่ละบรรทัดก็ควรมีไม่เกิน 5 คำ เพราะยิ่งใส่ข้อมูลเยอะ ข้อมูลที่อยากเน้นก็ยิ่งไม่โดดเด่น

3.ทำสไลด์อย่าลืมคิดถึงแบรนด์
(Branding) :
อย่าพยายามใช้รูป clip art, transition หรือanimation อื่นๆ ที่มีอยู่แล้วในโปรแกรม เพราะมันจำเจและคนส่วนมากก็น่าจะเคยเห็นกันจนชินตาแล้ว เราควรให้ความสำคัญกับสีภาพและฟ้อนท์ของตัวอักษรให้เป็นสไตล์ในแบบของเรา และถ่ายทอดตัวตนของแบรนด์ ก่อนจะใส่อะไรลงไปต้องเลือกให้เหมาะสมและควบคุม mood and tone ของสไลด์ตั้งแต่ต้นจนจบให้ดี สำหรับข้อมูลที่เป็นตัวเลขอาจทำเป็นกราฟหรือตารางเพื่อให้เข้าใจง่ายขึ้น แต่ต้องอย่าใส่กราฟพร่ำเพรื่อถ้าสิ่งเหล่านั้นไม่ได้จำเป็นต่อประเด็นที่กำลังเล่า และไม่ได้ช่วยให้ผู้ฟังเข้าใจมากขึ้นก็ไม่ควรใส่

4. ซ้อมพูดอีกครั้งอีกครั้งและอีกครั้ง
:
คนพรีเซนท์นั้นก็สำคัญพอๆ กับสไลด์เลยทีเดียว ความผิดที่ร้ายแรงของคนพรีเซนท์ส่วนมาก คือการปรับโหมดเข้าสู่การนำเสนองานที่จริงจัง มาถึงก็พูดๆๆตามสไลด์ไปเรื่อยๆ จนจบซึ่งการกระทำแบบนี้แสดงให้เห็นถึงความไม่กระตือรือร้นในสิ่งที่เรากำลังเล่า แล้วผู้ฟังที่ไหนจะมารู้สึกและคล้อยตามเราได้
? ดังนั้นเราต้องเริ่มจากเชื่อมั่นในสิ่งที่พูด และมีความรู้สึกร่วมกับสิ่งที่นำเสนอก่อน เพราะส่วนมากคนพรีเซนท์มักจะพลาดตรงที่ความไม่มั่นใจและไม่เข้าใจสิ่งที่พูดนี่เอง ซึ่งทางเดียวที่จะช่วยเพิ่มความมั่นใจได้ก็คือ“การฝึกฝน”
ถ้าเราต้องใช้เวลา15 ชั่วโมงในการทำสไลด์ ก็ควรจะใช้อีก15 ชั่วโมงไปกับการซ้อมพรีเซนท์เช่นเดียวกัน และที่สำคัญ เราต้องไม่พึ่งพาสคริปที่เราท่องไว้ให้มากจนเกินไป เพราะต้องอย่าลืมว่าผู้ฟังรอที่จะให้เราสื่อสารกับเขาไม่ใช่มานั่งดูเราคุยกับสคริป…

    ถ้าเตรียมสไลด์นำเสนอไว้พร้อมแล้ว อะไรๆก็จะง่ายขึ้น…พร้อมออกอาวุธ! 


    ที่มาบทความ : How to Create a Great PowerPoint Presentation โดย ERIC MARKOWITZ

    id old content:
    203
    0

    ใส่ความเห็น

    เข้าสู่ระบบ

    Or fill the form below